Tausta
Minnesota Pollution Control Agency tarjoaa hyödyllisen julkisen sektorin esimerkin siitä, miten parantamisesta tulee organisaation suorituskykytekijä. EPA:n raportti kuvaa viraston 21 Six Sigma -projektia, jotka kattavat sääntely- ja hallintoprosessit, joita tukevat sisäiset asiantuntijat ja johdon koulutus ohjelmassa Working Smart for Environmental Protection.
Tämä on riippumaton analyysi kyseisestä dokumentoidusta hankkeesta Master Black Belt -näkökulmasta. Lähteet tunnistavat viraston johtajia ja koulutettuja asiantuntijoita, mutta eivät nimeä nimettyä Master Black Beltiä. Alla olevat ohjelmavastuut ovat tulkintaa koulutustarkoituksiin; ehdotetut hallintatavat on erotettu raportoiduista toimista.
Ongelma
Jätevesiluvitus toimii konkreettisena lähtökohtana. Vain 9,42 prosenttia luvista myönnettiin 180 päivän kuluessa vuonna 2003. Tiimi asetti tavoitteeksi 90 prosenttia joulukuuhun 2005 mennessä EPA:n jätevesiluvituksen tapaustutkimuksen mukaan.
Ohjelmatasolla tämä nostaa esiin useita toisiinsa liittyviä kysymyksiä. Mitkä viivästykset ansaitsevat niukkaa kehityskapasiteettia? Miten teknisten asiantuntijoiden tulisi jakaa aikansa tapauskäsittelyn ja uudelleensuunnittelun välillä? Mikä näyttö oikeuttaisi onnistuneen käytännön siirtämisen toiseen luvitusprosessiin? Paikallinen käännetavoite jättää nämä käyttöönottopäätökset auki.
Master Black Belt -tehtävän rajaus
Sopiva tehtävä kattaisi viraston luvituksen kehittämisportfolion sekä siihen liittyvät tukevat hallintoprosessit. Black Beltit omistaisivat yksittäisten projektien projektisopimukset. Master Black Belt muotoilisi projektivalintaa, valmentaisi asiantuntijoita, arvioisi näyttöä ja määrittäisi, miten Process Ownerit ylläpitävät parannuksia.
Rajoitukseen kuuluisivat yhteiset mittausmääritelmät, resurssien allokointi ja eskalaatioreitit. Teknisen arvioinnin laatu ja kansalaisten osallistuminen olisivat eksplisiittisiä reunaehtoja. Portfolion valintamatriisi voisi painottaa julkisen palvelun vaikuttavuutta, ympäristöriskiä, viivästystaakkaa, datan valmiutta ja saatavilla olevaa sponsorointia. Samoista asiantuntijoista riippuvaiset projektit vaatisivat jaksottamista.
Minnesotan kokemus tukee rajaamisen ottamista vakavasti: EPA raportoi, että virasto supisti projekteja tehdäkseen toteutuksesta nopeampaa ja hallittavampaa projektirajoja koskevassa keskustelussaan. Tulkintani on, että portfolion hallinnoinnin tulisi säilyttää tämä kuri parannuskysynnän kasvaessa.
Edustuksen prioriteetit
Sponsorit sopivat tuloksista ja rajoista
Portfolion katselmus
Valitse, jaksota ja resursoi
Black Belt -projektit
Coaching ja näytön arvioinnit
Prosessin omistajuus
Seuraa, reagoi ja ylläpidä
Vaihe vaiheelta sovellettavat työkalut
Define: yhdistä asiakkaan tarpeet projektivalintaan
Jätevesteemi haastatteli sisäisiä ja ulkoisia asiakkaita ja sovitti prioritettiensa eri toimintoalueiden välillä, kuten on dokumentoitu EPA:n tapaustutkimuksessa.
Master Black Belt voisi kääntää tämän lähestymistavan yhteiseksi projektisopimuspohjaksi. Jokainen ehdotettu projekti määrittäisi palveluongelmansa, koskevat sidosryhmät, prosessirajat ja vastuullisen sponsorin. Valintakeskusteluihin osallistuisivat myös kansalaiset ja ympäristöintressit hakijoiden rinnalla. Nopeammalla päätöksellä on julkista arvoa vain silloin, kun päätös pysyy kestävänä.
Measure: luo vertailukelpoista näyttöä
Minnesota otti käyttöön henkilöstön ajanseurannan ja hakemusten täydellisyyden arviointiprosessin dokumentoitujen prosessimuutosten mukaan.
Portfolion valvontaa varten lisäisin yhteisen mittaussanakirjan: milloin kuluva aika alkaa, mikä lasketaan valmistumiseksi, miten peruuttamisia käsitellään ja mitkä tapaukset tulevat kuhunkin nimittäjään. Valmennukseen kuuluisi todellisten tapausrekisterien läpikäynti Black Beltien kanssa johdonmukaisen luokittelun testaamiseksi. Raportoinnissa erotettaisiin rakentamiseen liittyvät ja muut kuin rakentamiseen liittyvät tapaukset, säilyttäen samalla näkyvyys hakijoiden kokemaan odotusaikaan.
Analyze: erota yhteiset syyt paikallisesta vaihtelusta
Jätevesiprojekti käytti riskimatriisia määrittääkseen asianmukaisen arviointisyvyyden eri hakemuksille, kuten EPA kuvailee.
Käyttöönottotasolla prosessikuvaukset ja ositettu läpimenoaika-analyysi auttaisivat testaamaan, johtuvatko viivästykset yhteisistä hyväksyntäreiteistä, puutteellisista hakemuksista vai asiantuntijakapasiteetista. Master Black Beltin valmennuskysymys kuuluisi: tukeeko näyttö yhteistä väliintuloa? Samannäköiset jonot saattavat vaatia eri korjauskeinoja. Mikä tahansa tilastollinen vertailu vaatisi huomiota tapauksen monimutkaisuuteen ja työkuorman muutoksiin.
Improve: rakenna suorituskykyä prosessimuutosten rinnalla
Raportoituihin jätevesimuutoksiin kuuluivat luvan kirjoittajan käsikirjat, muodollinen mentorointi ja foorumi ongelmien ratkaisemiseksi vanhemman henkilöstön kanssa tapaustutkimuksessa. Virastotasolla EPA kirjasi neljä sertifioitua Black Beltiä ja 183 sertifioitua Green Beltiä käyttöönottoerittelyssään.
Master Black Belt -tehtävä yhdistäisi koulutuksen käynnissä olevien projektien kysyntään. Yhteiset näytön katselmukset, havainnoitu fasilitointi ja palaute analyysistä tekisivät valmennuksesta arvioitavaa. Monistamispäätöksissä otettaisiin huomioon paikalliset olosuhteet, omistajuus ja toteutuskapasiteetti. Pelkkä koulutuksen suorittaminen jättäisi nämä kysymykset auki.
Control: hallitse jäljelle jäävää kuilua
Tälle portfoliolle ehdotus olisi ohjaussuunnitelma jokaiselle siirretylle prosessille: omistaja, mittaustiheys, reaktiokynnykset ja eskalaatioreitti. Katselmuspaketti näyttäisi vanhenevat avoimet tapaukset rinnan valmistuneiden tapusten suorituskyvyn kanssa, mikä estäisi vaikeita keskeneräisiä töitä katoamasta näkyvistä.
Projektin tila erottelisi myös toteutuksen valmistumisen, osoitetun parannuksen ja tavoitteen saavuttamisen. Process Owner voisi hyväksyä toimivan ohjaussuunnitelman samalla kun sponsori valtuuttaa lisätyön jäljellä olevan suorituskykykuilun kuroimiseksi.
Mitä tulokset osoittavat
180 päivän kuluessa myönnettyjen jätevesilupien osuus nousi 75 prosenttiin vuonna 2006, vaikka alkuperäinen 90 prosentin tavoite jäi saavuttamatta EPA:n raportoimien tulosten mukaan. Muualla portfoliossa 150 päivän kuluessa myönnetyt ilmanrakennusluvat nousivat 33 prosentista 75 prosenttiin viraston yhteenvedossa.
Nämä ovat merkittäviä raportoituja palveluparannuksia. Mainitut yhteenvedot eivät tarjoa taustalla olevaa tapaustason aikasarjaa, jota tarvittaisiin stabiiliuden riippumattomaan testaamiseen tai kunkin hyödyn kohdistamiseen tiettyyn toimenpiteeseen. Säilyttäisin tämän rajoituksen missä tahansa hyötyjen arvioinnissa ja välttäisin erilaisten luvitusmittareiden yhdistämistä yhdeksi viraston laajuiseksi parannusprosentiksi.
Mitä koulutettavan tulisi ottaa tästä opikseen
Hyödyllinen harjoitus koulutettavalle on valmistella sponsorin seuraava portfolion katselmus. Jätevesitulos jättää aitoon päätöksentekotilanteeseen: laajennetaanko nykyistä projektia, tilataanko suppeampi jatkotutkimus vai seurataanko uudistettua prosessia samalla kun kerätään lisää näyttöä.
Esityksen tulisi selittää, mikä lisädata muuttaisi kyseistä päätöstä, kuka Black Belt tarvitsee valmennusta ja kuka Process Owner vastaisi ohjaussuunnitelmasta. Sen tulisi myös tunnistaa houkutteleva projekti, jota siirretään tuonnemmaksi, koska sen vaatimukset ylittävät käytettävissä olevan asiantuntijakapasiteetin. Tämä päätös tuo esiin käytännön harkinnan, jota koko ohjelman johtaminen edellyttää.
