Vizualno upravljanje omogoča, da je stanje dela vidno na prvi pogled — table, signali, označene lokacije, standardi, izobešeni tam, kjer poteka delo — tako da se odstopanje opazi takoj in ne šele na naslednjem pregledu.
Bistvo je v pravem trenutku. O uspešnosti, o kateri se razpravlja mesečno, se razpravlja po poteku obravnavanega meseca; ekipa, ki vidi vrzel v uri, ko nastane, lahko ukrepa, ko je ukrepanje še pomembno. Hitrost povratnih informacij je tisto, kar prinašajo vizualni pripomočki.
Učinkoviti prikazi so razumljivi brez pojasnil, posodobljeni brez truda ter se nanašajo na delo in ne na ljudi, ki ga opravljajo. Vse, kar zahteva razlago, se prezre, in vse, kar vzdržuje nekdo s tedenskim posodabljanjem preglednice, neha biti aktualno tisti trenutek, ko gre ta oseba na dopust.
Najpogostejša napaka je količina: stena s grafikoni ni vizualno upravljanje, ampak tapeta, dodajanje novih pa zmanjšuje tisto, kar kdo dejansko vidi. Druga napaka so prikazi, ki prikazujejo le tisto, kar poteka dobro, kar ustvarja zeleno steno in nič informacij.
