Process mining poskytuje týmům DMAIC záznamy událostí pro zkoumání procesních tras a opakujících se činností. Studie Process Mining pro Six Sigma, publikovaná v časopiseckém ročníku 2021, vytvořila metodiku, která tyto techniky propojujeme s DMAIC. Před kótováním protokolu musí tým identifikovat rozhodnutí o zlepšení, které tyto záznamy podpoří.
Definujte hranici DMAIC před extrakcí událostí
Pokyny ASQ pro DMAIC umisťují rozsah projektu a požadavky zákazníka do fáze Define. SIPOC pomáhá týmu dohodnout se na jednotce analýzy a jejích hranicích. Charta projektu pak definuje případ a jeho počáteční bod měření. Určuje také výsledek, který se počítá jako úspěšné dokončení.
Nadměrný uplynulý čas a vadný výstup vyžadující korekci potřebují samostatné operativní definice v formulaci problému projektu. Přezkoumání fáze Define sponsorovi by mělo rozhodnout, který požadavek zákazníka má prioritu. Mělo by také identifikovat měření kvality, které musí být chráněno, když tým mění proces.
Measure: stanovte, co může protokol událostí reprezentovat
Koncepční protokol událostí spojuje každou aktivitu s případem a zaznamenává, kdy k ní došlo. Informace o zdrojích jsou volitelné, jak je popsáno v dokumentu PMSS. Plán měření DMAIC potřebuje definici pro každé pole předtím, než tým vypočítá výkonnost:
- Identifikátor případu: instance procesu sledovaná přes dohodnutou hranici SIPOC.
- Aktivita: obchodní krok reprezentovaný každou zaznamenanou událostí.
- Časové razítko: bod zaznamenaný systémem, jako je začátek nebo dokončení aktivity.
- Dodatečné atributy: charakteristiky zdrojů nebo případů potřebné pro plánovaná srovnání.
Přezkoumání fáze Measure musí také stanovit, kolik práce protokol zachycuje. Ve studii z roku 2024 v Data & Knowledge Engineering výzkumníci pozorovali šest zaměstnanců ve firmě poskytující profesionální služby. Zjistili, že protokol z hlavního transformačního systému by reprezentoval přibližně 69 % pozorovaného času transformace a validace dat. Pokrytí kleslo na 32.5 %, když bylo posuzováno vůči veškeré relevantní práci související s klientem. Tato procenta platí pro zkoumanou firmu.
Pro tým Lean Six Sigma tato mezera v pokrytí vyvolává rozhodnutí o rozsahu: zachycuje navrhovaný protokol práci jmenovanou v chartě? Gemba walk společně s přezkoumáním extrakce pomáhá identifikovat práci chybějící v systémových záznamových souborech. Výstup fáze Measure by měl pojmenovat tyto vynechané činnosti a vysvětlit, jak jejich absence omezuje analýzu.
Vyšetřování úzkého místa vyžaduje více než jen dlouhý interval
Dlouhý interval mezi časovými razítky vyžaduje vysvětlení předtím, než s ním tým ve fázi Analyze bude zacházet jako s kapacitním problémem. Studie z roku 2024 v Information Systems rozkládá čekání mezi aktivitami do pěti příčin: dávkování, souběh zdrojů, prioritizace, nedostupnost zdrojů a vnější faktory. Výzkumníci vyhodnotili svůj přístup pomocí syntetických protokolů a předvedli jej na procesu z reálného života. Tyto kategorie dávají týmům Lean Six Sigma konkrétní příčiny k prozkoumání před navržením dodatečné kapacity.
Plán analýzy DMAIC by měl rozlišovat uplynulý čas mezi zaznamenanými událostmi od čekání před tím, než může aktivita začít. Toto rozlišení závisí na tom, co časová razítka zaznamenávají a jak analýza zachází s pracovními kalendáři. Jakmile jsou kategorie zpoždění potvrzeny, Pareto diagram je seřadí podle nahromaděného času v rámci hranice projektu.
Konkurenční vysvětlení patří do Ishikawa diagramu. Pokud má tým podezření na dávkování, přezkoumání fáze Analyze vyžaduje důkazy propojující pravidla uvolňování s pozorovanými zpožděními. Pilotní projekt, který mění tato pravidla, testuje jinou příčinu než pilotní projekt, který mění dostupnost zdrojů.
Klasifikace herstelwerku před počítáním vad
Ukázka fakturace v dokumentu PMSS srovnává případy obsahující opakování aktivit s ostatními případy a zkoumá jejich cesty a časy zpracování. Toto srovnání identifikuje případy k prošetření. Počítání opakování jako vad vyžaduje obchodní pravidlo schválené Process Ownerem, které odliší nápravnou práci od povoleného opakování.
Pro DMAIC je navrhovaným měřením podíl způsobilých případů obsahujících alespoň jedno potvrzené nápravné opakování. Samostatné počítání dodatečných opakování zachycuje korekční zátěž. Měření vad na úrovni případu má pak definované pravidlo, které může vyšetřování pomocí 5krát Proč testovat vůči jednotlivým případům.
Zlepšujte prostřednictvím pilotního projektu spojeného s podezřelou příčinou
ASQ umisťuje vyhodnocení řešení do fáze Improve. Návrh pilotního projektu by měl propojit vybranou změnu se zjištěním z fáze Analyze. Zachování definice případu ze základního stavu dává týmu konzistentní základ pro srovnání; stanovený výsledek přijetí určuje test pro změnu. V projektu zaměřeném na herstelwerk by měl pilotní projekt otestovat návrh Poka-Yoke vůči potvrzené kategorii korekce před širším nasazením.
Při přezkoumání fáze Improve bych se zeptal, jak se srovnávají skupiny případů v pilotním projektu a v základním stavu, včetně jakýchkoli rozdílů v pracovním zatížení nebo mixu případů. Sponsor také potřebuje vidět chráněné měření kvality vedle uplynulého času. Kratší interval na řídicím panelu process mining nepředstavuje dostatečný důkaz pro přijetí, pokud se změnil mix případů nebo vzrostl počet vad.
Plány řízení musí zahrnovat datový řetězec událostí
Fáze Control podle ASQ zahrnuje dlouhodobé měření a reakční plány. Control plan by měl také jmenovat vlastníka definic aktivit extrakce událostí a stanovit, kdo schvaluje změny mapování. Chybějící záznamy vyžadují zdokumentovaný postup. Opakující se herstelwerk a zhoršující se pokrytí protokolů vyžadují přiřazenou odezvu.
Zdokumentované definice měření se musí promítnout do regulačních diagramů. Pokud systémová změna upraví to, co časové razítko zaznamenává, Process Owner potřebuje přezkoumání měření před interpretací dalšího signálu výkonnosti.
Zdroje
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining for Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Capturing and Analysing Employee Behaviour: An Honest Day’s Work Record: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
