Process mining poskytuje tímom DMAIC záznamy udalostí na skúmanie procesných ciest a opakujúcich sa činností. Štúdia Process Mining for Six Sigma, publikovaná v ročníku časopisu 2021, vytvorila návod na prepojenie týchto techník s DMAIC. Pred zápisom denníka musí tím identifikovať rozhodnutie o zlepšení, ktoré budú tieto záznamy podporovať.
Definujte hranicu DMAIC pred vyextrahovaním udalostí
Pokyny ASQ pre DMAIC umiestňujú rozsah projektu a požiadavky zákazníka do fázy Define. Nástroj SIPOC pomáha tímu dohodnúť sa na jednotke analýzy a jej hraniciach. Charta projektu potom definuje prípad a jeho počiatok merania. Špecifikuje aj výsledok, ktorý sa považuje za úspešné dokončenie.
Nadmerný uplynutý čas a defektný výstup vyžadujúci opravu potrebujú samostatné operatívne definície v definícii problému projektu. Preskúmanie vo fáze Define so sponzorom by malo rozhodnúť, ktorá požiadavka zákazníka má prioritu. Malo by tiež identifikovať meradlo kvality, ktoré sa musí ochrániť, keď tím zmení proces.
Measure: stanovte, čo môže protokol udalostí reprezentovať
Konvenčný protokol udalostí spája každú aktivitu s prípadom (case) a zaznamenáva, kedy nastala. Informácie o zdrojoch sú voliteľné, ako je opísané v článku PMSS. Plán merania DMAIC vyžaduje definíciu pre každé pole predtým, ako tím vypočíta výkonnosť:
- Identifikátor prípadu: inštancia procesu sledovaná cez dohodnutú hranicu SIPOC.
- Aktivita: obchodný krok reprezentovaný každou zaznamenanou udalosťou.
- Časová pečiatka: bod zaznamenaný systémom, ako je začiatok alebo dokončenie aktivity.
- Dodatočné atribúty: charakteristiky zdrojov alebo prípadov potrebné na plánované porovnania.
Preskúmanie vo fáze Measure musí tiež stanoviť, koľko práce protokol zachytáva. V štúdii 2024 v Data & Knowledge Engineering výskumníci pozorovali šesť zamestnancov vo firme poskytujúcej odborné služby. Zistili, že protokol z hlavného transformačného systému by reprezentoval približne 69 % pozorovateľného času transformácie a validácie údajov. Pokrytie kleslo na 32.5 % pri posúdení voči všetkej relevantnej práci súvisiacej s klientom. Tieto percentá platia pre skúmanú firmu.
Pre tím Lean Six Sigma vyvoláva táto medzera v pokrytí rozhodnutie o rozsahu: zachytáva navrhovaný protokol prácu uvedenú v charte? Vykonanie Gemba prechádzky spolu s preskúmaním extrakcie pomáha identifikovať prácu, ktorá chýba v systémových záznamoch. Výstup z fázy Measure by mal pomenovať tieto vynechané aktivity a vysvetliť, ako ich absencia obmedzuje analýzu.
Skúmanie úzkeho miesta vyžaduje viac než len dlhý interval
Dlho trvajúci interval medzi časovými pečiatkami si vyžaduje vysvetlenie predtým, ako ho tím vo fáze Analyze začne považovať za problém s kapacitou. Štúdia z oblasti informačných systémov z roku 2024 rozkladá čakanie medzi aktivitami do piatich príčin: dávkovanie, nedostatok zdrojov, určovanie priorít, nedostupnosť zdrojov a vonkajšie faktory. Výskumníci vyhodnotili svoj prístup pomocou syntetických denníkov a predviedli ho na procese z reálneho života. Tieto kategórie dávajú tímom Lean Six Sigma konkrétne príčiny na preskúmanie predtým, ako navrhnú dodatočnú kapacitu.
Plán analýzy DMAIC by mal odlišovať uplynutý čas medzi zaznamenanými udalosťami od čakania pred tým, ako sa aktivita môže začať. Toto rozlíšenie závisí od toho, čo časové pečiatky zaznamenávajú a ako analýza narába s pracovnými kalendármi. Po potvrdení kategórií kašnivej oneskorenosti ich Pareto diagram zoradí podľa nahromadeného času v rámci hraníc projektu.
Konkurujúce vysvetlenia patria do Ishikawa diagramu. Ak má tím podozrenie na dávkovanie, preskúmanie vo fáze Analyze vyžaduje dôkazy spájajúce pravidlá uvoľňovania s pozorovanými oneskoreniami. Pilot, ktorý mení tieto pravidlá, testuje inú príčinu ako pilot, ktorý mení dostupnosť zdrojov.
Klasifikácia prerábania pred počítaním defektov
Demonštrácia fakturácie v štúdii PMSS porovnáva prípady obsahujúce opakovanie aktivít s inými prípadmi, pričom skúma ich trasy a časy spracovania. Toto porovnanie identifikuje prípady na preskúmanie. Počítanie opakovaní ako defektov vyžaduje obchodné pravidlo schválené vlastníkmi procesu (Process Owner), ktoré odlišuje nápravné práce od povoleného opakovania.
Pre DMAIC je navrhovaným meradlom podiel oprávnených prípadov obsahujúcich aspoň jedno potvrdené nápravné opakovanie. Samostatný počet dodatočných opakovaní zachytáva pracovnú záťaž spojenú s opravou. Meradlo defektov na úrovni prípadu má potom definované pravidlo, voči ktorému môže vyšetrovanie pomocou metódy 5 Prečo testovať jednotlivé prípady.
Zlepšenie prostredníctvom pilota viazaného na podozrivú príčinu
ASQ umiestňuje vyhodnotenie riešení do fázy Improve. Návrh pilota by mal prepojiť zvolenú zmenu so zistením z fázy Analyze. Zachovanie definície prípadu z východiskového stavu dáva tímu konzistentný základ pre porovnanie; stanovený výsledok akceptácie určuje test pre zmenu. Pri projekte zamestnanom prerábaním by mal pilot otestovať návrh Poka-Yoke voči potvrdenej kategórii opráv pred širším nasadením.
Pri preskúmaní vo fáze Improve by som sa pýtal, ako sa porovnávajú skupiny pilotných a východiskových prípadov, vrátane akýchkoľvek rozdielov v pracovnom zaťažení alebo skladbe prípadov. Sponzor tiež musí vidieť chránené meradlo kvality popri uplynutom čase. Kratší interval na paneli Process Mining nestačí ako dôkaz na prijatie, ak sa zmenila skladba prípadov alebo sa zvýšil počet defektov.
Plány riadenia musia zahŕňať aj dátový kanál udalostí
Fáza Control podľa ASQ zahŕňa dlhodobé meranie a plány reakcií. Plán riadenia by mal tiež určiť vlastníka definícií aktivít pri extrakcii udalostí a stanoviť, kto schvaľuje zmeny mapovania. Chýbajúce záznamy vyžadujú dokumentovaný postup. Opakujúce sa prerábanie a zhoršujúce sa pokrytie logov vyžadujú priradenú reakciu.
Zadokumentované definície meraní sa musia preniesť aj do regulačných diagramov. Ak systémová zmena upraví to, čo časová pečiatka zaznamenáva, Process Owner vyžaduje preskúmanie merania pred interpretáciou ďalšieho signálu o výkone.
Zdroje
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining for Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Capturing and Analysing Employee Behaviour: An Honest Day’s Work Record: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
