Rudarjenje procesov daje ekipam DMAIC zapise dogodkov za preučevanje poti procesov in ponavljajočih se dejavnosti. Študija Process Mining for Six Sigma, objavljena v letniku revije iz leta 2021, je razvila smernico, ki te tehnike usklajuje z metodologijo DMAIC. Pred pridobivanjem dnevnika mora ekipa opredeliti odločitev o izboljšavi, ki jo bodo ti zapisi podpirali.
Opredelite mejo DMAIC pred ekstrakcijo dogodkov
Smernice ASQ za DMAIC umeščajo obseg projekta in zahteve strank v fazo Define. SIPOC pomaga ekipi, da se poenoti glede enote analize in njenih meja. Projektna listina nato opredeli primer in njegovo začetno točko merjenja. Navaja tudi rezultat, ki šteje kot uspešen zaključek.
Prekomerni pretečeni čas in pomanjkljiv izid, ki zahteva popravek, potrebujeta ločeni operativni definiciji v projektni izjavi o težavi. Sponzorjev pregled faze Define bi moral določiti, katera zahteva stranke ima prednost. Opredeliti bi moral tudi merilo kakovosti, ki mora ostati zaščiteno, ko ekipa spremeni proces.
Izmeri (Measure): določite, kaj lahko dnevnik dogodkov predstavlja
Konvencionalni dnevnik dogodkov povezuje vsako dejavnost s primerom in beleži, kdaj se je zgodila. Informacije o virih so neobvezne, kot je opisano v prispevku PMSS. Načrt merjenja DMAIC potrebuje opredelitev za vsako polje, preden ekipa izračuna zmogljivost:
- Identifikator primera: instanca procesa, ki ji sledimo skozi dogovorjeno mejo SIPOC.
- Dejavnost: poslovni korak, ki ga predstavlja vsak zabeležen dogodek.
- Časovni žig: točka, ki jo zabeleži sistem, kot je začetek ali zaključek dejavnosti.
- Dodatni atributi: lastnosti vira ali primera, potrebne za načrtovane primerjave.
Pregled faze Izmeri mora tudi določiti, koliko dela dnevnik zajame. V študiji 2024 v reviji Data & Knowledge Engineering so raziskovalci opazovali šest zaposlenih v podjetju za strokovne storitve. Ugotovili so, da bi dnevnik iz glavnega transformacijskega sistema predstavljal približno 69 % opazovanega časa transformacije in validacije podatkov. Pokritost je padla na 32.5 %, ko je bila ocenjena glede na vse ustrezne storitve, povezane s strankami. Ti odstotki veljajo za proučevano podjetje.
Za ekipo Lean Six Sigma ta vrzel v pokritosti odpira vprašanje obsega: ali predlagani dnevnik zajema delo, navedeno v projektni listini? Obisk Gemba skupaj s pregledom črpanja pomaga prepoznati delo, ki manjka v sistemskih zapisih. Rezultat faze Measure bi moral poimenovati te izpuščene dejavnosti in pojasniti, kako njihova odsotnost omejuje analizo.
Raziskava ozkega grla potrebuje več kot le dolg interval
Dolg interval med časovnimi žigi zahteva pojasnilo, preden ga ekipa za analizo (Analyze) obravnava kot težavo z zmogljivostjo. Študija informacijskih sistemov iz leta 2024 razčleni čakanje med dejavnostmi na pet vzrokov: kopičenje v serije (batching), tekmovalnost za vire, določanje prednosti, nerazpoložljivost virov in zunanji dejavniki. Raziskovalci so ovrednotili svoj pristop s sintetičnimi dnevniki in ga prikazali na primeru iz resničnega življenja. Te kategorije dajejo ekipam Lean Six Sigma specifične vzroke za preučevanje, preden predlagajo dodatne zmogljivosti.
Načrt analize DMAIC mora ločevati pretečeni čas med zabeleženimi dogodki od čakanja, preden se dejavnost lahko začne. Ta razlika je odvisna od tega, kaj beležijo časovni žigi in kako analiza obravnava delovne koledarje. Ko so kategorije zamud potrjene, jih Pareto diagram razvrsti po akumuliranem času znotraj meja projekta.
Konkurirajoče razlage sodijo v Ishikawa diagram. Če ekipa sumi na kopičenje v serije, pregled faze Analyze potrebuje dokaze, ki povezujejo pravila sproščanja z opaženimi zamudami. Pilot, ki spremeni ta pravila, testira drugačen vzrok kot pilot, ki spremeni razpoložljivost virov.
Razvrščanje ponovnega dela pred štetjem napak
Prikaz izdajanja računov v študiji PMSS primerja primere s ponovitvami dejavnosti z drugimi primeri ter preučuje njihove poti in čase obdelave. Ta primerjava opredeli primere za preiskavo. Štetje ponovitev kot napak zahteva poslovno pravilo, ki ga odobri Process Owner in ki ločuje popravljalno delo od dovoljenih ponovitev.
Za DMAIC je predlagano merilo delež ustreznih primerov, ki vsebujejo vsaj eno potrjeno popravljalno ponovitev. Ločeno štetje dodatnih ponovitev zajema obremenitev s popravljanjem. Merilo napak na ravni primera ima nato opredeljeno pravilo, glede na katero lahko raziskava 5 zakajev preveri posamezne primere.
Izboljšanje s pomočjo pilota, povezanega s sumljivim vzrokom
ASQ umešča vrednotenje rešitev v fazo Improve. Pilotni predlog bi moral povezati izbrano spremembo z ugotovitvijo iz faze Analyze. Ohranitev definicije osrednjega primera daje ekipi dosledno podlago za primerjavo; določen izid sprejetja pa nastavi test za spremembo. V projektu ponovnega dela bi moral pilot preizkusiti predlog Poka-Yoke glede na potrjeno kategorijo popravkov pred širšo uvedbo.
Pri pregledu faze Improve bi vprašal, kako se razlikujeta pilotna in primerjalna skupina primerov, vključno z vsemi razlikami v obremenitvi ali strukturi primerov. Sponzor mora poleg preteklega časa videti tudi zaščiteno merilo kakovosti. Krajši interval na nadzorni plošči za rudarjenje procesov (process mining) ni zadosten dokaz za sprejetje, če se je struktura primerov spremenila ali pa so se napake povečale.
Načrti nadzora morajo vključevati podatkovni cevovod dogodkov
Faza Control po ASQ vključuje dolgoročne načrte merjenja in odzivanja. Control plan bi morala poimenovati tudi lastnika definicij dejavnosti črpanja dogodkov ter določiti, kdo odobri spremembe preslikave. Manjkajoči zapisi potrebujejo dokumentirano obravnavo. Ponavljajoče se ponovno delo in poslabšanje pokritosti z dnevniki pa zahtevata določen odziv.
Dokumentirane definicije meritev se morajo prenesti na nadzorne kartice. Če sistemska sprememba spremeni to, kar beleži časovni žig, Process Owner potrebuje pregled meritev pred razlago naslednjega signala zmogljivosti.
Viri
- Business & Information Systems Engineering (2021), Process Mining za Six Sigma: https://link.springer.com/article/10.1007/s12599-020-00649-w
- Data & Knowledge Engineering (2024), Zajemanje in analiza vedenja zaposlenih: Evidenca poštenega delovnega dne: https://research-portal.uu.nl/ws/portalfiles/portal/239370240/1-s2.0-S0169023X24000740-main.pdf
