Hawai'i Countys revision av bygglov för 2025, publicerad på hawaiicounty.gov, identifierade ett mätproblem: att fokusera på aktiv granskning kan dölja väntetiden före tilldelning och efter slutförd granskning. Ett Lean Six Sigma-team måste inkludera båda intervallen i sin nollmätning. Sökande väntar fortfarande medan dessa ärenden ligger utanför granskningstiden.
De som strävar efter en certifiering via Lean Six Sigma Internationals Certification Programs kan använda tillståndsprojekt för att undersöka hur kortare köer påverkar efterlevnaden. Målet är kortare tid från ansökan till beslut, med bevis på att varje tillämplig lagstadgad kontroll fortfarande genomförs fullständigt. Tillvägagångssättet nedan tillämpar DMAIC på det målet. Det är ett förslag till projektutformning; de citerade revisionerna fastställer inte att kommunerna har implementerat Lean Six Sigma.
Definiera projektchartern utifrån fördröjning och efterlevnad
Projektets project charter måste identifiera de juridiska krav som begränsar processändringar. EPA:s vägledning About Lean Government, arkiverad i januari 2017 och tillgänglig på 19january2017snapshot.epa.gov, anger att Lean inte kan ändra reglerings- eller lagstadgade krav, eller andra juridiska krav. Den begränsningen sätter gränserna för sponsorns befogenhet över projektets omfattning.
För ett projekt gällande ändringstillstånd för bostäder bör chartern identifiera tillståndsklass och processens ändpunkter. Tidsmålet behöver också en definition av efterlevnadsavvikelse, såsom ett beslut som utfärdats utan bevis på en obligatorisk granskning. Överenskommelse mellan sponsorn och ansvariga tillsynstjänstemän om tillämpliga krav måste föregå ändringar i ruttning eller godkännandemyndighet.
Ett kravregister ger Value Stream Mapping en grund för att skilja lagstadgade kontroller från lokal administrativ praxis. Varje obligatorisk kontroll behöver en registrerad laggrund och en tilldelad granskare. Registret bör också identifiera vilka bevis som sparas för att visa att kontrollen slutförts. Ett förslag om borttagning förblir olöst tills den ansvariga tjänstepersonen bekräftar om kontrollen är obligatorisk.
Mät tre klockor utan att dölja kön
Hawaiʻi Countys revisionsrapport visar att byggnadsdivisionen började mäta ledtid i april 2024. Revisionens diskussion om mätning på hawaiicounty.gov förklarar att revisorerna och divisionen använde olika ansökningspopulationer och tidslinjeberäkningar. För ett DMAIC-team måste jämförelser börja med en överenskommelse om vilka ansökningar som räknas och hur deras förflutna tid beräknas.
| Measure (Mäta) | Föreslagen gräns | DMAIC-användning |
|---|---|---|
| Sökandens förflutna tid | Första inlämning till kommunicerat beslut | Mät den sökandes hela väntetid |
| Handläggningstid hos myndigheten | Intervall då ärendet väntar på eller genomgår myndighetsåtgärd | Lokalisera interna köer och överlämningar |
| Lagstadgad klocka | Lokalt tillämpliga regler för att starta och stoppa klockan, inklusive förlängningar | Bedöm efterlevnaden av den relevanta tidsfristen |
Intervall för sökandens svar behöver separata poster, och mätplanen måste ta hänsyn till överlappande granskningar. Att lägga ihop parallella avdelningstider skulle överskatta den förflutna tiden. Att kontrollera ett urval av tidsstämplar mot aktfiler fastställer om de registrerar själva händelsen eller en senare administrativ uppdatering.
Instrumentpanelen bör visa medianvärde och övre percentil för lead time per tillståndsklass, tillsammans med åldern på pågående ärenden. Mått för avslutade ärenden exkluderar ansökningar som fortfarande väntar på beslut. Dessa olösta ärenden hör hemma i förbättringsutvärderingen.
Använd korrigeringsloopar för att hitta onödigt omarbete
Seattles revision av bygglovshantering från oktober 2023, tillgänglig på seattle.legistar.com, fann otillräcklig vägledning om vad som motiverade en officiell komplettering och när granskare borde kontakta sökande i stället för att fortsätta kompletteringscyklerna. Den fann också att det saknades en policy för att rutinmässigt utvärdera kompletteringarnas kvalitet och nödvändighet. Ett projekt för process standardisation kan åtgärda dessa specifika brister genom att definiera när en komplettering ska begäras och hur dess kvalitet ska bedömas.
Genom att klassificera kompletteringsorsaker i ett Pareto-diagram identifierar man de största kategorierna för granskning. Avvisningar på grund av saknade dokument motiverar en kontroll av om mottagningschecklistan anger kravet tydligt. Upprepade tekniska kompletteringar kräver en annan undersökning: om granskarna förklarar kravet konsekvent och hänvisar till samma ritningsrevidering.
Varje komplettering behöver ett spårbart krav och en beskrivning av de bevis som krävs för att lösa den. Standard work kan definiera kommentarstrukturen och eskaleringskriterierna, medan den tekniska bedömningen ligger kvar hos granskaren. Pilotprojektet bör testa om de sökande åtgärdar giltiga kompletteringar med färre återupprepade insändanden.
FMEA sätter villkoren för en pilotstudie av ruttning
Missade remisser och granskningar som utförts mot utgångna ritningar hör hemma i en FMEA innan granskningssekvensen ändras. Parallell granskning är ett alternativ endast där beroenden och tillämpliga regler tillåter det. Dirigeringsbeslutet måste ange vilka kontroller som kan utföras parallellt och vilka som beror på ett tidigare resultat.
En tillståndsklass med dokumenterade krav ger en definierad omfattning för pilottestning. Ledtid behöver ett balanserande mått: andelen granskade beslut som innehåller bevis på varje tillämplig kontroll. Godkännandegraden vid första inlämningen mäter ett separat steg. Den registrerar mottagandet för granskning och säger ingenting om andelen godkända ansökningar.
Ge processägaren en reaktionsregel
I styrplanen bör ansvar fördelas för att utreda ärenden som drar ut på tiden och granska avvikelser mot regler. Pilotjämförelser måste hålla sig inom samma tillståndsklass, och förändringar i bemanning eller ansökningsvolym ska registreras. Ett lägre genomsnitt lämnar efterlevnadsfrågan obesvarad och är inte tillräcklig grund för att avsluta DMAIC-projektet.
En saknad obligatorisk granskning som upptäcks under pilotprojektet kräver en dokumenterad åtgärd innan sponsorn godkänner projektet. Processägaren måste ordna bedömning av det berörda ärendet och korrigerande åtgärder före en bredare lansering.
Lean Six Sigma Internationals certifieringsprogram omfattar DMAIC-problemlösning och projektledning. Programbeskrivningarna på leansixsigma.org ger ett underlag för att matcha utbildningen med dina ansvarsområden i ett tillståndsförbättringsprojekt.
Källor
- United States Environmental Protection Agency (arkiv från 2017), Om Lean Government: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Seattle Office of City Auditor (2023), Stadens bygglov behöver mer kundfokus och konsekvens: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (odaterad, hämtad 2026), Lean Six Sigma Certification Programs & Belt Levels: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
