Hawai'i Countys revision af byggetilladelser fra 2025, offentliggjort på hawaiicounty.gov, identificerede et målingsproblem: at fokusere på aktiv sagsbehandling kan skjule ventetiden før tildeling og efter afsluttet sagsbehandling. Et Lean Six Sigma-team skal inkludere begge intervaller i sit baseline. Ansøgerne venter stadig, mens sagerne ligger uden for sagsbehandlingsuret.
Udøvere, der forfølger Lean Six Sigma International's certificeringsprogrammer, kan bruge tilladelsesprojekter til at undersøge, hvordan køreduktion påvirker overholdelse. Formålet er kortere tid fra indsendelse til afgørelse, med dokumentation for, at enhver gældende lovpligtig kontrol fortsat er gennemført. Fremgangsmåden nedenfor anvender DMAIC på dette formål. Det er et foreslået projektdesign; de citerede revisioner dokumenterer ikke, at kommunerne implementerede Lean Six Sigma.
Definer charteret omkring forsinkelse og overholdelse
Projektkontrakten skal identificere de juridiske krav, der begrænser procesændringer. EPA's vejledning About Lean Government, arkiveret i januar 2017 og tilgængelig på 19january2017snapshot.epa.gov, angiver, at Lean ikke kan ændre lovgivningsmæssige, vedtægtsmæssige eller andre juridiske krav. Denne begrænsning sætter grænserne for sponsorens myndighed over projektets omfang.
For et projekt vedrørende ombygningstilladelse til boliger bør charteret identificere tilladelsesklassen og processens slutpunkter. Tidsmålet har også brug for en definition af overholdelsesdefekter, såsom en afgørelse udstedt uden dokumentation for en påkrævet sagsbehandling. En aftale mellem sponsoren og de ansvarlige tilsynsmyndigheder om de gældende krav skal gå forud for ændringer i rutering eller godkendelsesmyndighed.
Et kravregister giver Value Stream Mapping et grundlag for at adskille lovpligtige kontroller fra lokal administrativ praksis. Hver obligatorisk kontrol skal have en registreret hjemmel og en tildelt sagsbehandler. Registret bør også identificere den dokumentation, der opbevares for at påvise gennemførelsen. Et forslag om sletning forbliver uafklaret, indtil den ansvarlige medarbejder bekræfter, om kontrollen er obligatorisk.
Mål tre ure uden at skjule køen
Hawai'i Countys revisionsrapport viser, at Bygningsafdelingen begyndte at overvåge gennemløbstid i april 2024. Revisionens målingsdiskussion på hawaiicounty.gov forklarer, at revisorerne og afdelingen anvendte forskellige ansøgningspopulationer og tidslinjeberegninger. For et DMAIC-team skal sammenligninger starte med enighed om, hvilke ansøgninger der tæller med, og hvordan deres medgåede tid beregnes.
| Mål | Foreslået afgrænsning | DMAIC-anvendelse |
|---|---|---|
| Ansøgers medgåede tid | Første indsendelse til meddelt afgørelse | Mål ansøgerens samlede ventetid |
| Myndighedsbehandlingstid | Intervaller, der venter på eller undergår myndighedsbehandling | Lokaliser interne køer og overdragelser |
| Lovmæssigt ur | Lokalt gældende regler for at starte og stoppe uret, herunder forlængelser | Vurder overholdelse af den relevante frist |
Intervaller for ansøgers responstid skal registreres særskilt, og måleplanen skal tage højde for overlappende sagsbehandlinger. At lægge parallelle afdelingsvarigheder sammen ville overskønne den medgåede tid. Stikprøvekontrol af tidsstempler mod sagsakter afklarer, om de registrerer selve begivenheden eller en senere administrativ opdatering.
Dashboardet bør vise median og øvre percentil for gennemløbstid opdelt på tilladelsesklasse sammen med alderen på åbne sager. Målinger af afsluttede sager ekskluderer ansøgninger, der stadig venter på en afgørelse. Disse uafklarede sager hører hjemme i forbedringsvurderingen.
Brug korrektionsloops til at lokalisere unødigt genarbejde
Seattles revision af byggetilladelser fra oktober 2023, som er tilgængelig på seattle.legistar.com, fandt utilstrækkelig vejledning i, hvad der berettigede til en officiel korrektion, og hvornår sagsbehandlere burde kontakte ansøgere i stedet for at fortsætte korrektionscyklusser. Den fandt heller ingen politik for rutinemæssig evaluering af korrektionskvalitet og -nødvendighed. Et processtandardisering s-projekt kan adressere disse specifikke mangler ved at definere, hvornår der skal udstedes en korrektion, og hvordan dens kvalitet skal vurderes.
Klassificering af korrektionsårsager i et Pareto-diagram identificerer de største kategorier til undersøgelse. Returneringer på grund af manglende dokumenter berettiger til en kontrol af, om modtagetjeklisten angiver kravet tydeligt. Gentagne tekniske korrektioner kræver en anden undersøgelse: om sagsbehandlere forklarer kravet ensartet og henviser til den samme planrevision.
Hver korrektion kræver et sporbart krav og en beskrivelse af den dokumentation, der er nødvendig for at løse den. Standardarbejde kan definere kommentarstrukturen og eskaleringskriterierne, mens den tekniske vurdering overlades til sagsbehandleren. Pilotprojektet bør teste, om ansøgere løser gyldige korrektioner med færre gentagne indsendelser.
FMEA opstiller betingelserne for et pilottestet ruteringsforløb
Manglede henvisninger og gennemgange udført på baggrund af forældede tegninger hører hjemme i en FMEA, før gennemgangssekvensen ændres. Parallel gennemgang er kun en mulighed, hvor afhængigheder og gældende regler tillader det. Omdirigeringsbeslutningen skal specificere, hvilke kontroller der kan fortsætte sammen, og hvilke der afhænger af et tidligere resultat.
Én tilladelsesklasse med dokumenterede krav giver et afgrænset omfang til pilottestning. Gennemløbstiden har brug for en balancerende måling: andelen af reviderede afgørelser, der indeholder dokumentation for hvert enkelt relevant tjek. Førstegangsgodkendelse ved modtagelse måler et særskilt trin. Den registrerer godkendelse til behandling og siger intet om andelen af godkendte ansøgninger.
Giv procesejeren en responsregel
Kontrolplanen bør tildele ansvar for at undersøge ældre sager og gennemgå undtagelser fra overholdelsen. Pilot-sammenligninger skal holdes inden for den samme tilladelsesklasse, og ændringer i bemanding eller ansøgningsvolumen skal registreres. Et lavere gennemsnit lader spørgsmålet om overholdelse stå ubesvaret og er ikke tilstrækkeligt grundlag for at afslutte DMAIC-projektet.
Et manglende obligatorisk kontrolpunkt, der opdages under pilotprojektet, kræver en dokumenteret handling, før sponsoren godkender projektet. Procesejeren skal sørge for vurdering af den berørte sag og korrigerende handlinger før en bredere udrulning.
Lean Six Sigma Internationals Certificeringsprogrammer dækker DMAIC-problemløsning og projektledelse. Programbeskrivelserne på leansixsigma.org giver et grundlag for at matche uddannelse med dine ansvarsområder i et tilladelsesforbedringsprojekt.
Kilder
- United States Environmental Protection Agency (2017-arkiv), About Lean Government: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Seattle Office of City Auditor (2023), City’s Construction Permitting Needs More Customer Focus and Consistency: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (uden dato, besøgt 2026), Lean Six Sigma Certification Programs & Belt Levels: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
