A auditoria de 2025 às licenças de construção do Condado do Havai, publicada em hawaiicounty.gov, identificou um problema de medição: focar na revisão ativa pode ocultar a espera antes da atribuição e após a conclusão da revisão. Uma equipa de Lean Six Sigma precisa de incluir ambos os intervalos na sua linha de base. Os requerentes continuam à espera enquanto esses casos se encontram fora do relógio de revisão.
Os profissionais que pretendem obter as Programas de Certificação da Lean Six Sigma International podem utilizar projetos de licenciamento para examinar como a redução de filas afeta a conformidade. O objetivo é reduzir o tempo entre a submissão e a decisão, com provas de que todas as verificações estatutárias aplicáveis continuam completas. A abordagem abaixo aplica o DMAIC a esse objetivo. Trata-se de uma proposta de conceção de projeto; as auditorias citadas não confirmam que os municípios tenham implementado a Lean Six Sigma.
Definir o charter em torno do atraso e da conformidade
A ficha do projeto deve identificar os requisitos legais que limitam as alterações de processos. As orientações "About Lean Government" da EPA, arquivadas em janeiro de 2017 e disponíveis em 19january2017snapshot.epa.gov, estabelecem que o Lean não pode alterar requisitos regulamentares, estatutários ou outras exigências legais. Essa restrição define os limites da autoridade do patrocinador relativamente ao âmbito do projeto.
Para um projeto de licenças de alteração residencial, o charter deve identificar a classe da licença e os pontos finais do processo. O objetivo temporal também precisa de uma definição de defeito de conformidade, como uma decisão emitida sem prova de uma revisão obrigatória. O acordo entre o sponsor e os responsáveis regulamentares sobre os requisitos aplicáveis deve preceder quaisquer alterações ao encaminhamento ou à autoridade de aprovação.
Um registo de requisitos fornece ao Value Stream Mapping uma base para distinguir as verificações estatutárias da prática administrativa local. Cada verificação obrigatória necessita de uma autoridade registada e de um revisor atribuído. O registo deve também identificar as evidências conservadas para demonstrar a sua conclusão. Qualquer proposta de eliminação permanece pendente até que o responsável encarregue confirme se a verificação é obrigatória.
Medir três relógios sem ocultar a fila
O relatório de auditoria do Condado do Havai indica que a Divisão de Edificações começou a monitorizar o tempo de execução em abril de 2024. A análise das medições da auditoria em hawaiicounty.gov explica que os auditores e a divisão utilizaram populações de processos e cálculos de prazos diferentes. Para uma equipa de DMAIC, as comparações têm de começar com um acordo sobre quais os processos a contabilizar e como é calculado o tempo decorrido.
| Medir | Limite proposto | Uso do DMAIC |
|---|---|---|
| Tempo decorrido do requerente | Submissão inicial até à comunicação da decisão | Medir a espera total do requerente |
| Tempo retido no organismo | Intervalos a aguardar ou em ação pelo organismo | Localizar filas internas e transições |
| Relógio legal | Regras locais aplicáveis para iniciar e parar o relógio, incluindo prorrogações | Avaliar a conformidade com o prazo relevante |
Os intervalos de resposta do requerente precisam de registos separados, e o plano de medição deve ter em conta revisões sobrepostas. Adicionar durações de departamentos em paralelo sobreestimaria o tempo decorrido. Verificar uma amostra de marcas temporais em relação aos ficheiros dos processos estabelece se estas registam o evento em si ou uma atualização administrativa posterior.
O painel de controlo deve apresentar a mediana e os percentis superiores do tempo de execução por tipo de licença, juntamente com a antiguidade dos processos em aberto. As medições de processos concluídos excluem os pedidos que ainda aguardam decisão. Esses casos não resolvidos pertencem à avaliação de melhoria.
Utilizar ciclos de correção para localizar retrabalho evitável
A auditoria ao licenciamento de construção de Seattle de outubro de 2023, disponível em seattle.legistar.com, identificou orientações insuficientes sobre o que justificava uma correção oficial e sobre quando os revisores deveriam contactar os requerentes em vez de continuar os ciclos de correção. Constatou também a ausência de uma política para avaliar rotineiramente a qualidade e a necessidade das correções. Um projeto de normalização de processos pode resolver essas lacunas específicas, definindo quando emitir uma correção e como avaliar a sua qualidade.
A classificação dos motivos de correção num Pareto identifica as categorias principais a investigar. As devoluções por falta de documentação justificam a verificação de se a lista de verificação de entrada especifica o requisito de forma clara. As correções técnicas repetidas exigem uma análise diferente: se os revisores explicam o requisito de forma consistente e fazem referência à mesma revisão do projeto.
Cada correção necessita de um requisito rastreável e de uma descrição das evidências necessárias para a resolver. O trabalho standard pode definir a estrutura dos comentários e os critérios de escalamento, mantendo o critério técnico no revisor. O projeto-piloto deve testar se os requerentes resolvem correções válidas com menos reenvios.
O FMEA estabelece as condições para um piloto de encaminhamento
A omissão de encaminhamentos e as revisões efetuadas com base em desenhos desatualizados devem ser integradas numa análise dos modos de falha e seus efeitos antes de alterar a sequência de revisão. A revisão em paralelo é uma opção apenas quando as dependências e as regras aplicáveis o permitirem. A decisão de encaminhamento deve especificar quais as verificações que podem avançar em simultâneo e quais dependem de um parecer anterior.
Uma classe de licença com requisitos documentados proporciona um âmbito definido para testes piloto. O tempo de execução necessita de uma medida de compensação: a proporção de decisões auditadas que contêm evidências de cada verificação aplicável. A aceitação à primeira na triagem mede uma etapa separada. Regista a aceitação para revisão e não diz nada sobre a proporção de pedidos aprovados.
Fornecer ao Process Owner uma regra de resposta
O control plan deve atribuir a responsabilidade de investigar casos antigos e rever exceções de conformidade. As comparações piloto precisam de se manter dentro da mesma classe de licença, com as alterações no pessoal ou no volume de submissões registadas. Uma média mais curta deixa a questão da conformidade sem resposta e não é motivo suficiente para encerrar o projeto DMAIC.
A falta de uma revisão obrigatória detetada durante o piloto exige uma resposta documentada antes que o sponsor aceite o projeto. O Process Owner deve providenciar a avaliação do caso afetado e a ação corretiva antes de uma implementação mais ampla.
Os Programas de Certificação da Lean Six Sigma International abrangem a resolução de problemas DMAIC e a gestão de projetos. As descrições dos programas em leansixsigma.org fornecem uma base para alinhar a formação com as suas responsabilidades num projeto de melhoria de licenças.
Fontes
- United States Environmental Protection Agency (arquivo de 2017), About Lean Government: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Gabinete do Auditor da Cidade de Seul (2023), City's Construction Permitting Needs More Customer Focus and Consistency: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (sem data, acedido em 2026), Programas de Certificação e Níveis de Belt Lean Six Sigma: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
