Hawai'i İlçesi'nin hawaiicounty.gov adresinde yayımlanan 2025 yapı ruhsatı denetimi bir ölçüm problemi tespit etti: yalnızca aktif incelemeye odaklanmak, atama öncesindeki ve inceleme tamamlandıktan sonraki bekleme süresini gizleyebilir. Bir Lean Six Sigma ekibinin, temel çizgisine (baseline) her iki aralığı da dahil etmesi gerekir. Başvuru sahipleri, söz konusu dosyalar inceleme sayacının dışında beklerken de zaman kaybetmeye devam eder.
Lean Six Sigma International'ın Sertifikasyon Programları kapsamındaki uygulayıcılar, izin süreçlerine yönelik projeleri kullanarak kuyruk süresinin azaltılmasının mevzuata uyumu nasıl etkilediğini inceleyebilir. Amaç, geçerli tüm yasal kontrollerin eksiksiz tamamlandığına dair kanıtlarla birlikte başvuru ile karar arasındaki süreyi kısaltmaktır. Aşağıdaki yaklaşım, bu amaca DMAIC metodolojisini uygular. Bu çalışma önerilen bir proje tasarımıdır; atıfta bulunulan denetimler belediyelerin Lean Six Sigma uyguladığını kesin olarak kanıtlamaz.
Şartnameyi gecikme ve mevzuata uygunluk ekseninde tanımlayın
Proje başlatma belgesi, süreç değişikliklerini sınırlayan yasal gereklilikleri tanımlamalıdır. EPA'nın Ocak 2017'de arşivlenen ve 19january2017snapshot.epa.gov adresinde bulunan Yalın Yönetim Hakkında kılavuzu, Yalın anlayışının yönetmelik veya yasal gereklilikleri ya da diğer hukuki zorunlulukları değiştiremeyeceğini belirtmektedir. Bu kısıtlama, sponsorun proje kapsamı üzerindeki yetkisinin sınırlarını çizer.
Konut tadilat ruhsatı projesi için şartname, ruhsat sınıfını ve süreç bitiş noktalarını tanımlamalıdır. Zaman hedefi aynı zamanda, gerekli bir incelemenin kanıtı olmadan verilen bir karar gibi, bir mevzuata uygunluk hatası tanımına da ihtiyaç duyar. Süreç akışı veya onay yetkisindeki değişikliklerden önce, sponsor ile sorumlu düzenleyici görevliler arasında geçerli gereklilikler konusunda anlaşma sağlanmalıdır.
Gereksinim kimlik kartı, yasal kontrolleri yerel idari uygulamalardan ayırmak için Value Stream Mapping çalışmasına bir taban sağlar. Zorunlu her kontrolün kayıtlı bir yetkilisi ve atanmış bir inceleyicisi olmalıdır. Kimlik kartı, kontrolün tamamlandığını göstermek üzere saklanan kanıtları da tanımlamalıdır. Önerilen bir çıkarma işlemi, sorumlu yetkili kontrolün zorunlu olup olmadığını doğrulayana kadar askıda kalır.
Sırayı gizlemeden üç farklı sayacı ölçün
Hawai'i İlçesi'nin denetim raporu, Yapı Bölümü'nün Nisan 2024'te akış süresini izlemeye başladığını göstermektedir. hawaiicounty.gov adresindeki denetim ölçüm değerlendirmesi, denetçilerin ve bölümün farklı başvuru kitleleri ve zaman çizelgesi hesaplamaları kullandığını açıklamaktadır. Bir DMAIC takımı için karşılaştırmalar, önce hangi başvuruların hesaba katılacağı ve geçen sürenin nasıl hesaplanacağı konusunda uzlaşarak başlamalıdır.
| Ölç | Önerilen sınır | DMAIC kullanımı |
|---|---|---|
| Başvuru sahibinin geçen süresi | İlk başvurudan bildirilen karara kadar | Başvuru sahibinin tüm bekleme süresini ölçün |
| Kurumda geçen süre | Kurum işlemini bekleyen veya işlem gören aralıklar | Dahili kuyrukları ve devir teslimleri belirleyin |
| Yasal sayaç | Süreç uzatmaları dahil, sayacı başlatmak ve durdurmak için geçerli yerel kurallar | İlgili son teslim tarihine uygunluğu değerlendirin |
Başvuru sahibi yanıt aralıklarının ayrı kayıtlara ihtiyacı vardır ve ölçüm planı çakışan incelemeleri dikkate almalıdır. Paralel departman sürelerinin eklenmesi, geçen süreyi olması gerekenden fazla gösterir. Zaman damgalarından oluşan bir numunenin dosya kayıtlarıyla karşılaştırılması, bunların olayın kendisini mi yoksa daha sonraki bir idari güncellemeyi mi kaydettiğini belirler.
Gösterge paneli, açık dosyaların süresiyle birlikte izin sınıfına göre medyan ve üst yüzdelik akış süresini göstermelidir. Tamamlanan dosya ölçümleri, halen karar bekleyen başvuruları hariç tutar. Çözüme kavuşmamış bu dosyalar iyileştirme değerlendirmesine dahil edilmelidir.
Önlenebilir yeniden işlemeyi tespit etmek için düzeltme döngülerini kullanın
Seattle'ın seattle.legistar.com adresinde bulunan Ekim 2023 tarihli inşaat ruhsatı denetimi, resmi bir düzeltmeyi nelerin gerektirdiği ve inceleyicilerin düzeltme döngülerine devam etmek yerine başvuru sahipleriyle ne zaman iletişime geçmesi gerektiği konusunda yetersiz rehberlik tespit etmiştir. Ayrıca düzeltme kalitesini ve gerekliliğini düzenli olarak değerlendirecek bir politikanın bulunmadığı görülmüştür. Bir süreç standartlaştırma projesi, düzeltmenin ne zaman çıkarılacağını ve kalitesinin nasıl değerlendirileceğini tanımlayarak bu özel eksiklikleri giderebilir.
Düzeltme nedenlerinin bir Pareto grafiğinde sınıflandırılması, incelenecek en büyük kategorileri belirler. Eksik belge iadeleri, alım kontrol listesinin gerekliliği net bir şekilde ifade edip etmediğinin kontrol edilmesini gerektirir. Tekrarlanan teknik düzeltmeler ise farklı bir inceleme gerektirir: İnceleyicilerin gereksinimi tutarlı bir şekilde açıklayıp açıklamadığı ve aynı plan revizyonuna atıfta bulunup bulunmadığı.
Her düzeltmenin izlenebilir bir gereksinime ve bunu çözmek için gereken kanıtların açıklamasına ihtiyacı vardır. Standard work, teknik takdiri inceleyicide bırakırken yorum yapısını ve tırmandırma kriterlerini belirleyebilir. Pilot çalışma, başvuru sahiplerinin geçerli düzeltmeleri daha az tekrar başvuru ile çözüp çözmediğini test etmelidir.
FMEA, bir rota pilot çalışması için koşulları belirler
Gözden kaçan yönlendirmeler ve yürürlükten kalkmış çizimlere göre yapılan incelemeler, inceleme sırası değişmeden önce bir FMEA çalışmasında değerlendirilmelidir. Paralel inceleme, yalnızca bağımlılıkların ve geçerli kuralların izin verdiği durumlarda bir seçenektir. Rota kararı, hangi kontrollerin birlikte ilerleyebileceğini ve hangilerinin daha önceki bir bulguya bağlı olduğunu belirtmelidir.
Belgelenmiş gereksinimlere sahip tek bir ruhsat sınıfı, pilot testler için tanımlanmış bir kapsam sağlar. Teslimat süresi için bir dengeleyici ölçüme ihtiyaç vardır: Denetlenen kararların geçerli her kontrolün kanıtını içerme oranı. İlk seferde kabul oranı, ayrı bir adımı ölçer. İncelemeye kabulü kaydeder ve onaylanan başvuruların oranı hakkında hiçbir şey söylemez.
Süreç sahibine bir yanıt kuralı verin
Kontrol planı, zaman aşımına uğrayan vakaların incelenmesi ve uygunluk istisnalarının gözden geçirilmesi sorumluluğunu atamalıdır. Pilot karşılaştırmalarının aynı ruhsat sınıfı içinde kalması, personel veya başvuru hacmindeki değişikliklerin kaydedilmesi gerekir. Daha kısa bir ortalama, uygunluk sorusunu yanıtsız bırakır ve DMAIC projesini kapatmak için yetersiz bir gerekçedir.
Pilot çalışma sırasında bulunan eksik bir zorunlu inceleme, sponsor projeyi kabul etmeden önce belgelenmiş bir yanıt gerektirir. Süreç sahibi, daha geniş çaplı yaygınlaştırmadan önce etkilenen dosyanın değerlendirilmesini ve düzeltici eylemin yapılmasını sağlamalıdır.
Lean Six Sigma International'ın Sertifikasyon Programları, DMAIC problem çözme ve proje yönetimini kapsar. leansixsigma.org adresindeki program açıklamaları, eğitimi bir ruhsat iyileştirme projesindeki sorumluluklarınızla eşleştirmek için bir temel sunar.
Kaynaklar
- Amerika Birleşik Devletleri Çevre Koruma Ajansı (2017 arşivi), Yalın Yönetim Hakkında: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Seattle Şehir Denetçisi Ofisi (2023), Şehrin İnşaat Ruhsatlandırma Sürecinin Müşteri Odaklılığa ve Tutarlılığa İhtiyacı Var: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (tarihsiz, 2026'da erişildi), Lean Six Sigma Sertifikasyon Programları ve Belt Seviyeleri: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
