La auditoría de licencias de construcción de 2025 del condado de Hawái, publicada en hawaiicounty.gov, identificó un problema de medición: centrarse en la revisión activa puede ocultar la espera anterior a la asignación y posterior a la finalización de la revisión. Un equipo de Lean Six Sigma debe incluir ambos intervalos en su línea base. Los solicitantes siguen esperando mientras esos expedientes se encuentran fuera del reloj de revisión.
Los profesionales que cursan los Programas de Certificación de Lean Six Sigma International pueden utilizar los proyectos de licencias para examinar cómo afecta la reducción de colas al cumplimiento normativo. El objetivo es lograr un tiempo más corto entre la solicitud y la decisión, demostrando que cada verificación legal aplicable se mantiene completa. El enfoque presentado a continuación aplica el ciclo DMAIC a dicho objetivo. Se trata de una propuesta de diseño de proyecto; las auditorías citadas no establecen que los municipios hayan implantado Lean Six Sigma.
Definir el acta de constitución en torno a los retrasos y el cumplimiento normativo
El acta de constitución del proyecto debe identificar los requisitos legales que condicionan los cambios en el proceso. La guía «About Lean Government» de la EPA, archivada en enero de 2017 y disponible en 19january2017snapshot.epa.gov, establece que el Lean no puede modificar los requisitos reglamentarios, legales u otros imperativos jurídicos. Esta restricción fija los límites de la autoridad del patrocinador sobre el alcance del proyecto.
Para un proyecto de licencias de reforma residencial, el acta de constitución debe identificar la clase de licencia y los puntos finales del proceso. El objetivo de tiempo también requiere una definición de defecto de cumplimiento, como una resolución emitida sin constancia de haber realizado una revisión obligatoria. Antes de modificar el enrutamiento o la autoridad de aprobación, debe alcanzarse un acuerdo entre el sponsor y los responsables normativos sobre los requisitos aplicables.
Un registro de requisitos proporciona al Value Stream Mapping una base para distinguir las verificaciones legales de las prácticas administrativas locales. Cada verificación obligatoria requiere una autoridad registrada y un revisor asignado. El registro también debe identificar las evidencias conservadas para demostrar su finalización. Una propuesta de eliminación permanecerá sin resolver hasta que el responsable confirme si la verificación es de carácter obligatorio.
Medir tres relojes sin ocultar la cola de espera
La auditoría del condado de Hawái informa de que la División de Edificación comenzó a supervisar el plazo de entrega en abril de 2024. El análisis de las mediciones de la auditoría en hawaiicounty.gov explica que los auditores y la división utilizaron poblaciones de solicitudes y cálculos cronológicos diferentes. Para un equipo DMAIC, las comparaciones deben partir de un acuerdo previo sobre qué solicitudes se contabilizan y cómo se calcula el tiempo transcurrido.
| Medir | Límite propuesto | Uso en DMAIC |
|---|---|---|
| Tiempo transcurrido para el solicitante | Desde la entrega inicial hasta la notificación de la resolución | Medir el tiempo de espera total del solicitante |
| Tiempo gestionado por la administración | Intervalos a la espera de actuación administrativa o en curso | Localizar colas internas y traspasos de tareas |
| Reloj legal / normativo | Reglas locales aplicables para iniciar y detener el reloj, incluidas prórrogas | Evaluar el cumplimiento del plazo legal aplicable |
Los intervalos de respuesta del solicitante requieren registros independientes, y el plan de medición debe tener en cuenta las revisiones simultáneas. Sumar duraciones de departamentos en paralelo sobreestimaría el tiempo transcurrido. Verificar una muestra de marcas de tiempo con los expedientes permite determinar si registran el hecho en sí o una actualización administrativa posterior.
El panel de control debe mostrar la mediana y el percentil superior del lead time por clase de permiso, junto con la antigüedad de los expedientes abiertos. Los indicadores de expedientes resueltos excluyen las solicitudes que aún están a la espera de una decisión. Esos casos no resueltos deben incluirse en la evaluación de la mejora.
Utilizar bucles de corrección para localizar retrabajos evitables
La auditoría de licencias de construcción de Seattle de octubre de 2023, disponible en seattle.legistar.com, detectó una orientación insuficiente sobre qué justificaba una corrección oficial y cuándo los revisores debían contactar con los solicitantes en lugar de continuar con los ciclos de subsanación. Asimismo, constató la ausencia de una directiva para evaluar periódicamente la calidad y la necesidad de las correcciones. Un proyecto de estandarización de procesos puede resolver estas deficiencias específicas definiendo cuándo debe emitirse una corrección y cómo evaluar su calidad.
La clasificación de los motivos de corrección en un diagrama de Pareto permite identificar las categorías más significativas para su investigación. Las devoluciones por falta de documentación justifican la revisión de si la lista de verificación de entrada detalla el requisito de forma clara. Por su parte, las correcciones técnicas reiteradas requieren un análisis distinto: comprobar si los revisores explican el requisito de manera coherente y hacen referencia a la misma revisión del plan.
Cada subsanación exige un requisito trazable y una descripción de las evidencias necesarias para resolverla. El trabajo estandarizado puede definir la estructura de los comentarios y los criterios de escalado, preservando el criterio técnico del revisor. La prueba piloto debe evaluar si los solicitantes resuelven las correcciones válidas con un menor número de reenvíos.
El FMEA establece las condiciones para una prueba piloto de enrutamiento
Las remisiones omitidas y las revisiones realizadas sobre planos obsoletos deben incluirse en un análisis modal de fallos y efectos antes de modificar la secuencia de revisión. La revisión en paralelo solo es una opción cuando las dependencias y la normativa aplicable lo permitan. La decisión de enrutamiento debe especificar qué verificaciones pueden tramitarse conjuntamente y cuáles dependen de una resolución previa.
Una clase de permiso con requisitos documentados proporciona un alcance definido para la prueba piloto. El tiempo de entrega requiere una medida de equilibrio: la proporción de decisiones auditadas que contienen evidencia de cada verificación aplicable. La aceptación a la primera en la recepción mide un paso independiente. Registra la aceptación para revisión y no dice nada sobre la proporción de solicitudes aprobadas.
Proporcionar una regla de respuesta al Process Owner
El plan de control debe asignar la responsabilidad de investigar los casos antiguos y revisar las excepciones de cumplimiento. Las comparaciones piloto deben mantenerse dentro de la misma clase de permiso, registrando los cambios en el personal o en el volumen de solicitudes. Un promedio más corto deja la cuestión de cumplimiento sin respuesta y no es motivo suficiente para cerrar el proyecto DMAIC.
Si durante la prueba piloto se detecta la omisión de una revisión obligatoria, se requerirá una respuesta documentada antes de que el sponsor apruebe el proyecto. El Process Owner debe gestionar la evaluación del expediente afectado y la adopción de medidas correctoras antes de su despliegue general.
Los Certification Programs de Lean Six Sigma International cubren la resolución de problemas y la gestión de proyectos DMAIC. Las descripciones del programa en leansixsigma.org ofrecen una base para adaptar la formación a sus responsabilidades en un proyecto de mejora de permisos.
Fuentes
- Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (archivo de 2017), Sobre el Gobierno Lean: https://19january2017snapshot.epa.gov/lean/about-lean-government_.html
- Oficina del Auditor de la Ciudad de Seattle (2023), La concesión de permisos de construcción de la ciudad necesita un mayor enfoque en el cliente y consistencia: https://seattle.legistar.com/View.ashx?G=undefined&GUID=36BB23EB-D926-45D3-99E3-2273197B0E9A&ID=12996121&M=F
- Lean Six Sigma International (sin fecha, consultado en 2026), Programas de certificación y niveles de Belt de Lean Six Sigma: https://leansixsigma.org/certifications-programs/
