Prozesse verstehen, beherrschen und verbessern – das ist der Kern von Business Process Management, kurz BPM.
BPM wird oft als ein Werkzeug für Experten oder große Unternehmen wahrgenommen, ist in Wahrheit aber ein Ansatz, der allen Unternehmen offensteht – unabhängig von ihrer Größe oder Branche.
Das Ziel: Prozesse so zu steuern, dass eine reibungslose, kontrollierte und nachhaltige Performance entsteht.
Damit BPM jedoch Ergebnisse liefert, muss es sich auf eine rigide Methode stützen. Hier kommt Lean Six Sigma (LSS) ins Spiel. Durch seinen strukturierten DMAIC DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) verleiht Lean Six Sigma dem BPM sein volles Potenzial – und verwandelt es in ein lebendiges, sich kontinuierlich verbesserndes und gut gesteuertes System.
Warum über BPM sprechen?
In jedem Unternehmen existieren bereits Prozesse. Sie gehören zum Alltag, sind aber nicht immer sichtbar oder gut gesteuert.
Ein Angebot, das im Posteingang liegen bleibt, eine doppelte Bestellung, eine unvollständige Akte… Diese Fehlfunktionen haben selten mit Kompetenz zu tun – sie resultieren aus einem Mangel an Prozessmanagement.
BPM adressiert genau diese Herausforderung:sehen, verstehen und verbessern.
Es ermöglicht Unternehmen:
- Prozesse Ende-zu-Ende zu kartieren
- Schwachstellen zu identifizieren
- Automatisierbares zu automatisieren
- Die tägliche Arbeit an der Gesamtstrategie auszurichten
Ohne einen strukturierten Ansatz kann BPM jedoch als reine Prozesslandkarte an der Wand enden.
Genau hier verleiht Lean Six Sigma dem BPM seine operative Stärke.
BPM und Lean Six Sigma: zwei sich ergänzende Ansätze
BPM und Lean Six Sigma verfolgen dasselbe Ziel – Prozesse zuverlässiger zu machen und langfristig Wert zu schaffen.
Ihre Ergänzung ist ganz natürlich:
- BPMstrukturiert und visualisiert Prozesse, etabliert eine Steuerungslogik und definiert Verantwortlichkeiten
- Lean Six Sigma, durch DMAIC, liefert die Methode zur Ursachenanalyse, zur Reduzierung von Streuung und zur Standardisierung von Performance
Gemeinsam verwandeln sie Verständnis in Handeln – und Handeln in Steuerung.
Der DMAIC-Zyklus fügt sich natürlich in BPM ein: - Define:Identifizieren des zu steuernden Prozesses, Klären von Zielen und Kennzahlen
- Measure:Erfassen von Performancedaten über BPM (Durchlaufzeiten, Fehlerraten, Mengen)
- Analyze:Erkennen von Ursachen für Probleme innerhalb der Prozessabläufe
- Improve:Neugestaltung des Prozesses, Automatisierung oder Vereinfachung von Schlüsselschritten
- Control:Etablieren einer kontinuierlichen Steuerung mit Dashboards und Routineabläufen zur Verbesserung
BPM liefert dieKarte, und Lean Six Sigma liefert dieMethode, um sie zu nutzen und zu beherrschen.
Warum BPM ein Hebel für nachhaltige Performance ist
Nachhaltige Performance ist die Fähigkeit, Effizienz über die Zeit hinweg aufrechtzuerhalten – sich anzupassen, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Diese Stabilität hängt von gut definierten, gemessenen und gesteuerten Prozessen ab.
BPM fördert die Nachhaltigkeit über drei Schlüsseldimensionen:
- Transparenz:Alle teilen das gleiche Verständnis davon, wie Prozesse wirklich funktionieren
- Control:Standards und Indikatoren sind klar, werden nachverfolgt und aktualisiert
- Kontinuierliche Verbesserung:Prozesse entwickeln sich auf der Grundlage von Daten und Feedback aus der Praxis weiter
Mit Lean Six Sigma wird diese Dynamik strukturiert und messbar.
Mess- und Analysewerkzeuge (SIPOC, VSM, Pareto Diagramme, Ishikawa Diagramme, Qualitätsregelkartenusw.) verbinden die BPM-Strategie mit konkreten Ergebnissen – weniger Fehler, reibungslosere Abläufe und höhere Zuverlässigkeit.
Die Kernphasen von BPM – durch die DMAIC-Brille betrachtet
Schlüsselprozesse identifizieren (Define)
Alles beginnt mit der Auswahl der Prozesse, die den meisten Wert schaffen. Lean Six Sigma hilft bei der Priorisierung anhand objektiver Kriterien: Häufigkeit von Problemen, Kundenauswirkung und Kosten. Das Projekt wird mit einer klaren Charta definiert (SIPOC, Ziele, Umfang) – das Fundament von BPM
Prozesse kartieren (Measure)
BPM-Kartierung oder BPMN-Diagramme bieten einen Überblick. Lean Six Sigma ergänzt dies durch reale Performancedaten: Zykluszeiten, Abweichungen, Kundenfeedback. Dadurch wird das Prozessmanagement faktenbasiert statt wahrnehmungsbasiert.
Fehlfunktionen analysieren (Analyze)
Hier liegt die wahre Synergie zwischen BPM und LSS. Gemessene Daten helfen bei der Identifizierung von Ursachen mithilfe von Analysewerkzeugen wie 5 Whys, Ishikawa oder FMEA. Hier verstehen wir, wo und warum ein Prozess scheitert.
Verbessern und stabilisieren (Improve)
Anschließend werden Korrekturmaßnahmen umgesetzt: Vereinfachung von Abläufen, Beseitigung von Redundanzen, Automatisierung von Aufgaben über digitales BPM (Workflow, RPA). Lean-Prinzipien eliminieren Verschwendung, während Six Sigma die Zuverlässigkeit der Ergebnisse sicherstellt.
Performance steuern und sichern (Control)
Hier zeigt BPM seinen vollen Wert. Verbesserte Prozesse werden in das Managementsystem integriert und über Kennzahlen nachverfolgt. Regelkarten, Dashboards und Routinen zur kontinuierlichen Verbesserung sichern die Ergebnisse langfristig. Es geht nicht mehr um eine einmalige Verbesserung – es geht um die laufende Prozesssteuerung.
Konkrete Beispiele für die Synergie von BPM und Lean Six Sigma
Industrie:Ein Produktionsstandort kartiert Instandhaltungsprozesse mit BPM. DMAIC-Projekte decken Ursachen für wiederkehrende Ausfallzeiten auf und erhöhen die Maschinenverfügbarkeit um 15 %.
Dienstleistungen:Ein Telekommunikationsunternehmen nutzt BPM zur Visualisierung der Antwortzeiten für Kunden. Das zugehörige LSS-Projekt reduziert die durchschnittliche Antwortzeit um 30 %.
Logistik:Ein DMAIC-Projekt zu Auftragsabwicklungsprozessen hilft bei der Anpassung von BPM-Workflows und halbiert die Versandfehler.
Öffentlicher Sektor:Eine Kommunalbehörde modelliert ihren Bewilligungsprozess für Fördergelder mittels BPM. Lean Six Sigma standardisiert anschließend Schlüsselschritte und automatisiert Benachrichtigungen, was die Bearbeitungszeiten halbiert.
In jedem Fall bietet BPM die Struktur – und Lean Six Sigma optimiert und stabilisiert sie.
Die greifbaren Vorteile der Kombination von BPM und Lean Six Sigma
Die Integration von BPM und Lean Six Sigma bedeutet:
- Verbesserungen auf Basis vonDatenstatt Intuition sicherzustellen
- Von einmaligen Projekten zu einemkontinuierlichen Prozessmanagement
- zu gelangenControl (Steuern)Phase
- Gewinne über die DMAIC-gemeinsame Kulturabzusichern
- EineAgilitätbei Managern, Teams an der Front und Unterstützungfunktionen aufzubauen
Erhöhung der
Das Wichtigste auf einen Blick
- durch dynamische Prozessüberwachung
- Im Wesentlichen gibt BPM Struktur, während Lean Six Sigma Methode und Disziplin einbringt. Gemeinsam bauen sie messbare, nachhaltige Performance auf.
- BPM (Business Process Management) hilft, Prozesse für Effizienz und Nachhaltigkeit zu visualisieren, zu steuern und zu verbessern
- Lean Six Sigma ergänzt Methode und Rigorativität, insbesondere durch den DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
- Das Duo aus BPM und LSS verbindet Prozesskartierung mit Performancemessung und operativer SteuerungBPM liefert Struktur; Lean Six Sigma liefert Analyse und VerbesserungGemeinsam verwandeln sieDaten in Entscheidungen
- und
- DieControl (Steuern)Entscheidungen in nachhaltige Performance
BPM und LSS fördern eine gemeinsame Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
