Prozesse verstehen, beherrschen und verbessern — das ist das Wesen von Business Process Management, oder BPM.
Oft als Werkzeug für Experten oder große Organisationen wahrgenommen, ist BPM in Wirklichkeit ein Ansatz, der allen Unternehmen unabhängig von Größe oder Branche zugänglich ist.
Sein Ziel: Prozesse so zu steuern, dass eine reibungslose, kontrollierte und nachhaltige Leistung entsteht.
Damit BPM jedoch Ergebnisse liefert, muss es sich auf eine strenge Methode stützen. Hier kommt Lean Six Sigma (LSS) ins Spiel. Durch seinen strukturierten DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) entfaltet Lean Six Sigma das volle Potenzial von BPM — und verwandelt es in ein lebendiges, sich kontinuierlich verbesserndes und gut gesteuertes System.
Warum über BPM sprechen?
In jeder Organisation existieren bereits Prozesse. Sie sind Teil des täglichen Lebens, aber sie sind nicht immer sichtbar oder gut gesteuert.
Ein Angebot, das im Posteingang liegen bleibt, eine doppelte Bestellung, eine unvollständige Akte… Diese Fehlfunktionen hängen selten mit der Kompetenz zusammen — sie entspringen einem Mangel an Prozessmanagement.
BPM begegnet dieser Herausforderung: sehen, verstehen und verbessern.
Es ermöglicht Unternehmen:
- Prozesse Ende-zu-Ende zu kartieren
- Schwachstellen zu identifizieren
- Automatisierbares zu automatisieren
- Die tägliche Arbeit an der Gesamtstrategie auszurichten
Ohne einen strukturierten Ansatz kann BPM jedoch darin enden, nur eine schöne Prozesslandkarte an der Wand zu sein.
Hier verleiht Lean Six Sigma dem BPM seine operative Stärke.
BPM und Lean Six Sigma: zwei sich ergänzende Ansätze
BPM und Lean Six Sigma teilen dasselbe Ziel — Prozesse zuverlässiger zu machen und langfristigen Wert zu schaffen.
Ihre Ergänzung ist natürlich:
- BPM strukturiert und visualisiert Prozesse, etabliert eine Managementlogik und legt Verantwortlichkeiten fest
- Lean Six Sigma liefert durch DMAIC die Methode, um Ursachen zu analysieren, Streuung zu reduzieren und die Leistung zu standardisieren.
Zusammen verwandeln sie Verständnis in Handeln – und Handeln in Steuerung.
Der DMAIC-Zyklus fügt sich natürlich in das BPM ein: - Define: Den zu steuernden Prozess identifizieren, Ziele und Schlüsselindikatoren klären
- Measure: Leistungsdaten über BPM erfassen (Durchlaufzeiten, Fehlerraten, Volumina)
- Analyze: Ursachen von Problemen aufdecken, die in Prozessabläufen gefunden wurden
- Improve: Den Prozess neu gestalten, Schlüsselschritte automatisieren oder vereinfachen
- Control: Eine kontinuierliche Steuerung mit Dashboards und Verbesserungsroutinen etablieren
BPM liefert die Karte, und Lean Six Sigma liefert die Methode, um sie zu nutzen und zu beherrschen.
Warum BPM ein Hebel für nachhaltige Performance ist
Nachhaltige Leistung ist die Fähigkeit, die Effizienz im Laufe der Zeit aufrechtzuerhalten — sich anzupassen, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Diese Stabilität hängt von gut definierten, gemessenen und gesteuerten Prozessen ab.
BPM fördert die Dauerhaftigkeit über drei Schlüsseldimensionen:
- Transparenz: Jeder teilt das gleiche Verständnis darüber, wie Prozesse wirklich funktionieren
- Steuerung: Standards und Indikatoren sind klar, werden nachverfolgt und aktualisiert
- Kontinuierliche Verbesserung: Prozesse entwickeln sich auf der Grundlage von Daten und Praxis-Feedback weiter.
Mit Lean Six Sigma wird diese Dynamik strukturiert und messbar.
Mess- und Analysewerkzeuge (SIPOC, VSM, Pareto-Diagramme, Ishikawa -Diagramme, Qualitätsregelkarten usw.) verbinden die BPM-Strategie mit konkreten Ergebnissen – weniger Fehlern, reibungsloseren Abläufen und höherer Zuverlässigkeit.
Die Kernphasen von BPM – durch die DMAIC-Brille betrachtet
Schlüsselprozesse identifizieren (Define)
Alles beginnt mit der Auswahl der Prozesse, die den größten Wert schaffen. Lean Six Sigma hilft bei der Priorisierung anhand objektiver Kriterien: Häufigkeit von Problemen, Auswirkungen auf den Kunden und Kosten. Das Projekt wird mit einem klaren Projektauftrag definiert (SIPOC, Ziele, Umfang) – das Fundament des BPM.
Prozesse kartieren (Measure)
BPM-Kartierung oder BPMN-Diagramme bieten einen Überblick. Lean Six Sigma ergänzt dies durch reale Performancedaten: Zykluszeiten, Abweichungen, Kundenfeedback. Dadurch wird das Prozessmanagement faktenbasiert statt wahrnehmungsbasiert.
Fehlfunktionen analysieren (Analyze)
Hier liegt die wahre Synergie zwischen BPM und LSS. Gemessene Daten helfen, Ursachen mithilfe von Werkzeugen zur Analyse wie den 5 Whys, Ishikawa oder der FMEA zu identifizieren. Hier verstehen wir, wo und warum ein Prozess fehlschlägt.
Verbessern und stabilisieren (Improve)
Anschließend werden Korrekturmaßnahmen umgesetzt: Vereinfachung von Abläufen, Beseitigung von Redundanzen, Automatisierung von Aufgaben über digitales BPM (Workflow, RPA). Lean-Prinzipien eliminieren Verschwendung, während Six Sigma die Zuverlässigkeit der Ergebnisse sicherstellt.
Performance steuern und sichern (Control)
Hier entfaltet das BPM seinen vollen Wert. Verbesserte Prozesse werden in das Managementsystem integriert und über Kennzahlen nachverfolgt. Qualitätsregelkarten, Dashboards und Routinen der kontinuierlichen Verbesserung sichern die Ergebnisse nachhaltig. Es geht nicht mehr um eine einmalige Verbesserung – es geht um eine fortlaufende Prozesssteuerung.
Konkrete Beispiele für die Synergie von BPM und Lean Six Sigma
Industrie: Ein Produktionsstandort bildet Instandhaltungsprozesse mit BPM ab. DMAIC-Projekte decken Ursachen für wiederkehrende Ausfallzeiten auf und erhöhen die Maschinenverfügbarkeit um 15 %.
Dienstleistungen: Ein Telekommunikationsunternehmen nutzt BPM, um Kundenreaktionszeiten zu visualisieren. Das zugehörige LSS-Projekt reduziert die durchschnittliche Antwortzeit um 30 %.
Logistik: Ein DMAIC-Projekt zu Auftragsabwicklungsprozessen hilft dabei, BPM-Workflows anzupassen, wodurch Versandfehler halbiert werden.
Öffentlicher Sektor: Eine Kommunalbehörde modelliert ihren Zuschussgenehmigungsprozess mit BPM. Lean Six Sigma standardisiert anschließend Schlüsselschritte und automatisiert Benachrichtigungen, was die Bearbeitungszeiten halbiert.
In jedem Fall bietet BPM die Struktur — und Lean Six Sigma optimiert und stabilisiert sie.
Die greifbaren Vorteile der Kombination von BPM und Lean Six Sigma
Die Integration von BPM und Lean Six Sigma bedeutet:
- Sicherstellung von Verbesserungen auf Basis von Daten, nicht von Intuition
- Übergang von einmaligen Projekten zu kontinuierlichem Prozessmanagement
- Sicherung von Gewinnen durch die DMAIC-Control-Phase
- Aufbau einer gemeinsamen Kultur unter Führungskräften, Teams an der Front und Supportfunktionen
- Erhöhung der Agilität durch dynamische Prozessüberwachung
Im Wesentlichen gibt BPM die Struktur vor, während Lean Six Sigma Methode und Disziplin einbringt. Gemeinsam bauen sie eine messbare, nachhaltige Leistung auf.
Das Wichtigste auf einen Blick
- durch dynamische Prozessüberwachung
- Im Wesentlichen gibt BPM Struktur, während Lean Six Sigma Methode und Disziplin einbringt. Gemeinsam bauen sie messbare, nachhaltige Performance auf.
- BPM (Business Process Management) hilft, Prozesse für Effizienz und Nachhaltigkeit zu visualisieren, zu steuern und zu verbessern
- Lean Six Sigma ergänzt Methode und Rigorativität, insbesondere durch den DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
- Gemeinsam verwandeln sie Daten in Entscheidungen und Entscheidungen in nachhaltige Leistung
- und
- Die Control-Phase sichert langfristige Stabilität und fortlaufende Überwachung
Mehr als nur ein Management-Werkzeug wird dieser integrierte Ansatz zu einer echten Management-Philosophie — bei der Daten Entscheidungen leiten und Disziplin für Leistung sorgt.
