Kanban to mechanizm sygnalizacyjny regulujący pracę poprzez nakładanie limitu na ilość zadań w toku. Słowo to oznacza tablicę rejestrową; sygnałem może być karta, pojemnik, puste miejsce lub kolumna na tablicy.
Kluczową cechą jest to, że praca przesuwa się, gdy kolejny etap zgłasza wolne zasoby, a nie wtedy, gdy poprzedni kończy zadanie. W systemie tłoczonym (push) każdy etap pracuje we własnym tempie, a praca spiętrza się przed wolniejszymi stanowiskami. W systemie ciągnionym (pull) takie nagromadzenie nie występuje, ponieważ brak sygnału blokuje przekazanie kolejnego zadania do pełnej kolejki.
Limit pracy w toku (WIP) stanowi sztywny mechanizm, a nie zalecenie. Gdy kolumna jest pełna, nic nowego do niej nie wchodzi, dopóki coś jej nie opuści — to wymusza skupienie się na wąskim gardle zamiast ukrywania go pod rosnącą kolejką. Zespoły przyzwyczajone do dowolnego rozpoczynania zadań traktują to jako przeszkodę, a ich odruchowa reakcja — podniesienie limitu — niszczy jedyny działający element systemu.
Początkowo stosowany w produkcji, przeniósł się do wszelkich procesów kolejkowej obsługi: zgłoszeń wsparcia, wniosków, rekrutacji czy wytwarzania oprogramowania. Tablica pokazująca pięćdziesiąt zadań w toku bez narzuconych limitów to wizualizacja stanu, a nie system Kanban.
