Il Kanban è un meccanismo di segnalazione che regola il lavoro limitando la quantità di attività in corso contemporaneamente. La parola significa cartellino; il segnale può essere una scheda, un contenitore, uno spazio vuoto o una colonna.
La sua caratteristica fondamentale è che il lavoro procede quando la fase a valle segnala di avere capacità, non quando la fase a monte finisce. In un sistema push, ogni fase produce al proprio ritmo e il lavoro si accumula laddove la fase successiva è più lenta. In un sistema pull tale accumulo non può verificarsi, perché nulla segnala di produrre in una coda già piena.
Il limite al lavoro in corso (WIP) è il meccanismo vero e proprio, non una semplice linea guida. Quando una colonna è piena non entra nulla di nuovo finché qualcosa non esce, il che impone di concentrare l'attenzione sul collo di bottiglia invece di lasciarlo nascondere sotto una coda in continua crescita. I team abituati ad avviare liberamente i lavori percepiscono questo limite come un ostacolo, e la reazione istintiva — ovvero alzare il limite — elimina l'unico elemento che stava davvero producendo un effetto.
Nato originariamente nella produzione manifatturiera, questo principio si applica direttamente a qualsiasi processo a code: ticket di assistenza, reclami, recruiting, sviluppo software. Una bacheca che mostra cinquanta attività in corso senza imporre alcun limite è un semplice pannello di stato, non un sistema Kanban.
