Kanban is een signaalmechanisme dat werk reguleert door te beperken hoeveel er tegelijkertijd in uitvoering mag zijn. Het woord betekent uithangbord of kaart; het signaal kan een kaart, een bak, een lege plek of een kolom zijn.
Het kenmerkende eigenschap is dat werk pas beweegt wanneer de ontvangende stap capaciteit signaleert, en niet wanneer de verzendende stap klaar is. Bij een push-systeem produceert elke stap op zijn eigen tempo en hoopt het werk zich op waar de volgende stap trager is. Bij een pull-systeem kan die ophoping niet ontstaan, omdat niets een signaal geeft voor productie naar een volle wachtrij.
De limiet op onderhanden werk is het daadwerkelijke mechanisme, geen richtlijn. Wanneer een kolom vol is, komt er niets nieuws binnen totdat er iets uitgaat. Dit dwingt de aandacht naar de knelpunt-fase, in plaats van dat deze zich kan verschuilen achter een groeiende wachtrij. Teams die gewend zijn om zomaar aan nieuw werk te beginnen, ervaren dit als een obstakel, en de instinctieve reactie — de limiet verhogen — neemt het enige onderdeel weg dat effect had.
Oorspronkelijk gebruikt in de productie, maar het principe is rechtstreeks toepasbaar op elk wachtrijproces: supporttickets, schadeclaims, werving en selectie, software-oplevering. Een bord dat vijftig items in uitvoering toont zonder grenzen af te dwingen, is een statusoverzicht, geen Kanban-systeem.
