Kanban is een signaleringsmechanisme dat het werk reguleert door te limiteren hoeveel er tegelijkertijd in uitvoering kan zijn. Het woord betekent bord; het signaal kan een kaart, een bak, een lege plek of een kolom zijn.
Het bepalende kenmerk is dat werk pas verschuift wanneer de ontvangende stap capaciteit signaleert, en niet wanneer de verzendende stap klaar is. Bij 'push' produceert elke stap in zijn eigen tempo en stapelt het werk zich op waar de volgende stap trager is. Bij 'pull' kan die ophoping niet plaatsvinden, omdat niets aanzet tot productie in een volle wachtrij.
De limiet voor onderhanden werk is het mechanisme, geen richtlijn. Wanneer een kolom vol is, komt er niets nieuws in tot er iets uitgaat, wat de aandacht vestigt op de bottleneck in plaats van deze te laten verbergen onder een groeiende wachtrij. Teams die gewend zijn om vrijelijk aan werk te beginnen, ervaren dit als een obstakel, en de instinctieve reactie — het verhogen van de limiet — verwijdert precies het enige onderdeel dat effect had.
Oorspronkelijk uit de productie, maar het principe is rechtstreeks toepasbaar op elk proces met wachtrijen: supporttickets, claims, werving, softwarelevering. Een bord dat vijftig items in uitvoering toont en niets afdwingt, is een statusweergave en geen Kanban system.
