Kanban er en signaleringsmekanisme som regulerer arbeid ved å begrense hvor mye som kan være i arbeid samtidig. Ordet betyr skilt; signalet kan være et kort, en beholder, en tom plass eller en kolonne.
Den definerende egenskapen er at arbeidet beveger seg når det mottakende trinnet signaliserer kapasitet, ikke når det sendende trinnet er ferdig. Ved 'push' produserer hvert trinn i sitt eget tempo, og arbeidet hoper seg opp der det neste trinnet er tregere. Ved 'pull' kan ikke denne opphopningen skje, fordi ingenting signaliserer for produksjon inn i en full kø.
Grensen for arbeid i prosess er selve mekanismen, ikke en retningslinje. Når en kolonne er full, kommer ingenting nytt inn før noe forlater den. Dette tvinger oppmerksomheten over på flaskehalsen i stedet for å la den gjemme seg under en voksende kø. Team som er vant til å starte arbeid fritt, opplever dette som en hindring, og den instinktive responsen — å heve grensen — fjerner den eneste delen som faktisk utrettet noe.
Opprinnelig brukt i produksjon, men prinsippet kan overføres direkte til alle køprosesser: support-saker, skademeldinger, rekruttering, programvareleveranse. En tavle som viser femti oppgaver i arbeid og som ikke håndhever noe, er en statusvisning, ikke et Kanban-system.
