Kanban on merkinantomekanismi, joka säätelee työtä rajoittamalla samanaikaisesti kesken olevan työn määrää. Sana tarkoittaa opastetta; merkki voi olla kortti, säiliö, tyhjä tila tai sarake.
Sen olennainen ominaisuus on, että työ liikkuu silloin, kun vastaanottava vaihe ilmoittaa vapaasta kapasiteetista, eikä silloin, kun lähettävä vaihe valmistuu. Työntöohjauksessa kukin vaihe tuottaa omalla tahdillaan ja työtä kasaantuu kaikkialle, missä seuraava vaihe on hitaampi. Imuohjauksessa tätä kasaantumista ei pääse tapahtumaan, koska mikään ei anna merkkiä lisätuotannosta täyteen jonoon.
Keskeneräisen työn yläraja on toimintamekanismi, ei ohjeistus. Kun sarake on täynnä, mitään uutta ei oteta sisään ennen kuin jotain poistuu. Tämä pakottaa kiinnittämään huomion pullonkaulaan sen sijaan, että sen annettaisiin piiloutua kasvavan jonon alle. Tiimit, jotka ovat tottuneet aloittamaan töitä vapaasti, kokevat tämän esteeksi, ja vaistonvarainen reaktio — raja-arvon nostaminen — poistaa ainoan osan, joka sai mitään aikaan.
Alun perin valmistusteollisuudessa käytetty periaate siirtyy suoraan mihin tahansa jonotusprosessiin: tukipyyntöihin, korvaushakemuksiin, rekrytointiin, ohjelmistotoimituksiin. Taulu, jossa näkyy viisikymmentä kesken olevaa tehtävää ilman mitään rajoituksia, on tilastonäyttö, ei Kanban-järjestelmä.
