Kanban ist ein Signalisierungsmechanismus, der die Arbeit reguliert, indem er die Menge der gleichzeitig in Bearbeitung befindlichen Aufgaben begrenzt. Das Wort bedeutet Aushängeschild oder Karte; das Signal kann eine Karte, ein Behälter, ein freier Platz oder eine Spalte sein.
Seine entscheidende Eigenschaft ist, dass sich die Arbeit erst dann weiterbewegt, wenn der nachgelagerte Schritt Kapazität signalisiert – und nicht schon dann, wenn der vorherige Schritt fertig ist. Beim Push-Prinzip produziert jeder Schritt in seinem eigenen Tempo, wodurch sich die Arbeit überall dort staut, wo der nächste Schritt langsamer ist. Beim Pull-Prinzip kann diese Ansammlung nicht entstehen, da kein Signal für die Produktion in eine bereits volle Warteschlange gegeben wird.
Die Begrenzung der angefangenen Arbeiten (Work-in-Progress-Limit) ist ein fester Mechanismus, keine unverbindliche Richtlinie. Wenn eine Spalte voll ist, wird nichts Neues begonnen, bis etwas fertiggestellt wurde. Dies lenkt die Aufmerksamkeit zwangsläufig auf den Engpass, anstatt ihn unter einer wachsenden Warteschlange zu verschleiern. Teams, die es gewohnt sind, Arbeiten jederzeit frei zu beginnen, empfinden dies oft als Hindernis. Die instinktive Reaktion – das Limit zu erhöhen – hebt jedoch genau das Element auf, das überhaupt eine Wirkung hatte.
Ursprünglich stammt das Prinzip aus der Fertigung, lässt sich aber direkt auf jeden Warteschlangenprozess übertragen: Support-Tickets, Schadensmeldungen, Recruiting oder Softwarebereitstellung. Ein Board, das fünfzig Aufgaben in Bearbeitung anzeigt, aber keine Limits durchsetzt, ist nur eine Statusübersicht, kein Kanban-System.
