Kaizen significa cambiare in meglio e descrive il miglioramento continuo apportato a piccoli passi dalle persone che svolgono il lavoro, a differenza dei miglioramenti introdotti periodicamente sotto forma di progetto da parte di specialisti.
I piccoli cambiamenti sono facili da testare, economici da annullare e non richiedono iter di approvazione che durano più dell'interesse stesso ad attuarli. Un'organizzazione che apporta un centinaio di piccoli miglioramenti all'anno finisce generalmente per trovarsi in vantaggio rispetto a una che gestisce due grandi progetti, sviluppando inoltre la capacità di proseguire nel tempo. Nessun singolo Kaizen è eccezionale di per sé; è l'insieme accumulato negli anni a esserlo.
La parte difficile riguarda chi lo mette in pratica. Il Kaizen richiede di concedere agli operatori una reale autonomia nel modificare il proprio modo di lavorare, compresa la possibilità di commettere errori di tanto in tanto. Laddove ogni miglioramento deve essere autorizzato dall'alto, il processo di approvazione costa più di quanto valgano la maggior parte dei piccoli cambiamenti, e la pratica si estingue in silenzio.
I cantiere Kaizen — workshop mirati da tre a cinque giorni dedicati a un singolo processo — sono utili per sbloccare situazioni che il miglioramento quotidiano non è riuscito a modificare. Tuttavia, non rappresentano il vero significato della parola, e un'organizzazione che migliora solo durante questi eventi non possiede una cultura Kaizen.
I sistemi di raccolta dei suggerimenti falliscono nello stesso modo: le idee inviate in un sistema che risponde lentamente smettono di essere inviate, e questo fallimento diventa la prova (errata) che nessuno voleva migliorare nulla.
