تعني كلمة كايزن التغيير نحو الأفضل، وتصف التحسينات التي تُجرى باستمرار وبخطوات صغيرة بواسطة الأشخاص الذين يقومون بالعمل أنفسهم - على عكس التحسينات التي يُقدمها المتخصصون بشكل دوري كمشروع.
التغييرات الصغيرة قابلة للاختبار، ورخيصة التكلفة من حيث التراجع عنها، ولا تحتاج إلى دورات موافقة تدوم لفترة أطول من الاتمام الفعلي لإجرائها. المنظمة التي تحقّق مئة تحسين طفيف في العام تنتهي عادةً متفوقة على تلك التي تدير مشروعين كبيرين، وتراكم القدرة على الاستمرار. لا يوجد كايزن فردي مبهر بذاته؛ لكن الحصيلة الإجمالية عبر السنين تكون كذلك.
الجزء الصعب يكمن في تحديد من يقوم بذلك. يتطلب كايزن منح العاملين صلاحيات حقيقية لتغيير طريقة عملهم، بما في ذلك حرية ارتكاب الأخطاء أحياناً. وحيثما يجب اعتماد التحسينات من المستويات العليا، فإن دورة الموافقة تكلف أكثر مما تستحقه معظم التغييرات الصغيرة، وتندثر الممارسة بهدوء.
فعاليات كايزن - وهي ورش عمل مركزة تستغرق من ثلاثة إلى خمسة أيام حول عملية واحدة - مفيدة لاختراق أمر عجز التحسين اليومي عن تحريكه. لكنها لا تمثل المعنى الحقيقي للكلمة، والمنظمة التي تتحسن فقط خلال هذه الفعاليات لا تمتلك ثقافة كايزن.
تفشل أنظمة الاقتراحات بالطريقة ذاتها: فالأفكار التي تُقدَّم في نظام يستجيب ببطء يتوقف إرسالها، ويصبح هذا الفشل دليلاً على أن أحداً لم يكن يرغب في تحسين أي شيء.
