Kaizen pomeni spremembo na bolje ter opisuje izboljšave, ki jih z majhnimi koraki neprekinjeno uvajajo ljudje, ki to delo opravljajo — za razliko od izboljšav, ki jih občasno v obliki projektov izvajajo strokovnjaki.
Majhne spremembe je mogoče preizkusiti, njihova odprava je poceni in ne zahteva dolgotrajnih postopkov odobritve, ki bi trajali dlje od samega zanimanja za njihovo izvedbo. Organizacija, ki letno izvede sto manjših izboljšav, je običajno v prednosti pred tisto, ki izvede dva velika projekta, poleg tega pa gradi sposobnost za stalno napredovanje. Noben posamezen Kaizen ni impresiven; impresiven je njihov skupni učinek skozi leta.
Najtežji del je vprašanje, kdo to izvaja. Kaizen zahteva, da se operaterjem da resnična svoboda pri spreminjanju načina njihovega dela, vključno s svobodo, da se včasih zmotijo. Kjer je treba izboljšave odobriti na višjih ravneh, stroški postopka odobritve presežejo vrednost večine majhnih sprememb, zaradi česar praksa tiho zamre.
Kaizen dogodki — osredotočene tridnevne do petdnevne delavnice o enem procesu — so koristni za premostitev težav, ki jih z vsakodnevnimi izboljšavami ni bilo mogoče odpraviti. Ti dogodki ne predstavljajo celotnega pomena te besede, organizacija, ki se izboljšuje le med dogodki, pa nima prave kulturne usmerjenosti v Kaizen.
Sistemi predlogov propadejo na enak način: predlogi, oddani v sistem, ki se odziva počasi, se prenehajo oddajati, neuspeh pa postane dokaz, da nihče ni želel ničesar izboljšati.
