Kaizen tarkoittaa muutosta parempaan ja kuvaa jatkuvaa, pienin askelin tapahtuvaa parantamista, jota työn tekijät itse toteuttavat — erotuksena asiantuntijoiden ajoittain toteuttamista projekteista.
Pienet muutokset ovat helposti testattavia, edullisia peruuttaa eivätkä ne vaadi hyväksyntäkierroksia, jotka kestävät kauemmin kuin itse muutosinto. Sata pientä parannusta vuodessa tekevä organisaatio pääsee yleensä pidemmälle kuin kaksi suurta projektia toteuttava organisaatio, ja samalla se kerryttää kykyä jatkaa parantamista. Yksittäinen Kaizen ei ole häikäisevä; vuosien varrella kertynyt kokonaistulos on.
Vaikeinta on se, kuka parannukset tekee. Kaizen edellyttää, että suorittavan tason työntekijöille annetaan aitoa liikkumavaraa muuttaa työtapojaan – mukaan lukien vapaus olla joskus väärässä. Jos jokainen parannus on hyväksytettävä ylempänä, hyväksyntäprosessi maksaa enemmän kuin useimmat pienet muutokset ovat edes sen arvoisia, ja toimintatapa hiipuu vähin äänin.
Kaizen-tapahtumat — tiettyyn prosessiin keskittyvät 3–5 päivän workshopit — ovat hyödyllisiä sellaisissa läpimurroissa, joihin päivittäinen parantaminen ei ole purrut. Ne eivät kuitenkaan ole sitä, mitä sana itsessään tarkoittaa, eikä organisaatiolla, joka parantaa toimintaansa vain tapahtumien aikana, ole aitoa Kaizen-kulttuuria.
Aloitelaatikkojärjestelmät epäonnistuvat samasta syystä: kun hitaasti reagoivaan järjestelmään jätetyt ideat jäävät ilman vastinetta, niitä lakataan lähettämästä. Tätä epäonnistumista käytetään sitten virheellisesti todisteena siitä, ettei kukaan halunnutkaan parantaa mitään.
