Kaizen znamená zmenu k lepšiemu a opisuje zlepšovanie, ktoré nepretržite a po malých krokoch vykonávajú samotní ľudia robiaci danú prácu — na rozdiel od zlepšenia, ktoré periodicky vo forme projektu prinášajú špecialisti.
Malé zmeny sa dajú ľahko testovať, ich vrátenie späť nie je drahé a nevyžadujú si schvaľovacie procesy, ktoré trvajú dlhšie než samotný záujem o ich realizáciu. Organizácia, ktorá ročne vykoná sto drobných zlepšení, zvyčajne predbehne tú, ktorá realizuje dva veľké projekty, a navyše získa schopnosť napredovať aj naďalej. Žiadny samostatný Kaizen nie je oslnivý; oslnivý je až ich súhrn za celé roky.
To ťažké je, kto to robí. Kaizen vyžaduje dať operátorom skutočnú voľnosť meniť spôsob, akým pracujú, vrátane voľnosti občas sa pomýliť. Tam, kde sa zlepšenie musí schvaľovať smerom nahor, stojí schvaľovací proces viac, než je hodnota väčšiny malých zmien, a táto prax potichu zanikne.
Rýchle zlepšovacie workshopy Kaizen — zamestnanecké stáže zamerané na jeden proces trvajúce tri až päť dní — sú užitočné na prekonanie prekážok, s ktorými si každodenné zlepšovanie neporadilo. Nezodpovedajú však plnému významu tohto slova a organizácia, ktorá sa zlepšuje len počas takýchto akcií, nemá kultúru Kaizen.
Systémy zamestnaneckých návrhov zlyhávajú rovnakým spôsobom: nápady odoslané do systému, ktorý reaguje pomaly, sa prestanú posielať a toto zlyhanie sa potom uvádza ako dôkaz, že nikto nechcel nič zlepšovať.
