La Value Stream Mapping traccia ogni fase attraversata da una richiesta dall'avvio alla consegna, registrando per ciascuna il tempo di lavorazione, il tempo di attesa precedente e se aggiunge valore dal punto di vista del cliente.
La scoperta che giustifica l'impegno è quasi sempre il rapporto tra il tempo di lavorazione e il tempo totale trascorso. Una pratica che richiede quaranta minuti di lavoro effettivo impiega regolarmente undici giorni per attraversare un'organizzazione. Tutti riescono a vedere i quaranta minuti. Nessuno si fa carico degli undici giorni, ed è esattamente per questo che persistono — ed è il motivo per cui velocizzare i quaranta minuti non cambia quasi nulla.
Mappe e diagrammi devono essere costruiti osservando il processo dal vivo. I tempi derivano dall'osservazione, la lunghezza delle code dal conteggio di ciò che vi si trova. Una mappa assemblata in una sala riunioni descrive il processo come è stato progettato anziché come viene eseguito, e il divario tra questi due aspetti costituisce l'intero dell'argomento.
La mappa dello stato attuale viene prima e non è opzionale. Uno stato futuro disegnato prima di aver compreso lo stato attuale è solo un pio desiderio con delle frecce.
Lo spreco consiste nel mappare un flusso che nessuno ha intenzione di modificare. La VSM richiede molto tempo e ripaga l'investimento solo quando la mappa dello stato futuro diventa un piano con responsabili e scadenze; le mappe tracciate solo a scopo di analisi finiscono per essere appese a una parete.
