Un process owner è la persona responsabile delle prestazioni di un processo definito e autorizzata ad approvare le modifiche all'interno dei suoi confini, compresi i miglioramenti sviluppati tramite DMAIC.
Per un processo di gestione delle eccezioni sulle fatture, la proprietà richiede un confine chiaro. Un responsabile della contabilità fornitori può gestire la risoluzione delle eccezioni dal rilevamento alla soluzione, mentre le modifiche alle approvazioni degli acquisti richiedono l'accordo di un altro manager. Il project charter registra tale confine e identifica chi può autorizzare un progetto pilota. Assegnare la proprietà senza la corrispondente autorità decisionale lascia il team di miglioramento dipendente da approvazioni non risolte.
Durante un progetto DMAIC, il Process Owner concorda l'obiettivo di miglioramento dopo aver esaminato le prestazioni di base. Prima dell'inizio di un pilota, il proprietario approva l'ambito del test e la condizione di arresto. Una modifica proposta per l'instradamento, ad esempio, può ridurre i tempi di risoluzione delle fatture aumentando al contempo il lavoro per gli acquisti. Il proprietario necessita dell'accordo del manager interessato prima che tale carico di lavoro entri a far parte del processo revisionato.
Questo ruolo si distingue da quello del project sponsor, che assicura il supporto organizzativo e risolve gli ostacoli di livello superiore. Nelle attività di piccole dimensioni, una stessa persona può ricoprire entrambi i ruoli. Il project leader coordina l'analisi, mentre il process owner mantiene la responsabilità dopo la chiusura. Il piano di controllo traduce tale responsabilità in mansioni operative, come la verifica settimanale delle eccezioni in ritardo e l'attivazione di una risposta definita in caso di calo delle prestazioni. Il passaggio di consegne include la conferma che il proprietario ricevente sia in grado di riprodurre la misurazione a partire dai dati di fatturazione.
