De 5 Whys achterhaalt de oorzaak van een symptoom door herhaaldelijk te vragen waarom, waarbij elk antwoord het onderwerp wordt van de volgende vraag. Vijf is meer een vuistregel dan een vast aantal — je stopt wanneer je iets bereikt waarop je actie kunt ondernemen.
De waarde ervan is dat het snel genoeg kan worden uitgevoerd in de ruimte waar het probleem is opgemerkt, zonder voorbereiding en zonder gereedschap. Dat begrenst het ook: het volgt een enkele keten, dus een probleem met meerdere bijdragen Ursachen wordt beantwoord met degene waar de groep als eerste aan dacht. Waar oorzaken vertakken, dekt een Ishikawa diagram het terrein goed af.
De keten moet zowel achterwaarts als voorwaarts worden gecontroleerd. Van beneden naar boven gelezen zou elke oorzaak plausibel de bovenliggende moeten produceren; zo niet, dan is de keten ergens in een verhaal verzand en zijn de resterende antwoorden speculatie.
Het gaat mis wanneer de antwoorden personen noemen. “Omdat de operator het is vergeten” beëindigt de analyse op het punt waar deze zou moeten beginnen — wat het vergeten mogelijk maakte en wat toeliet dat de omissie onopgemerkt bleef, zijn de vragen die ergens toe leiden.
