De 5 Whys leidt een symptoom terug naar de oorzaak door herhaaldelijk te vragen waarom, waarbij elk antwoord het onderwerp van de volgende vraag wordt. Vijf is eerder een vuistregel dan een vast aantal — u stopt wanneer u iets bereikt waar u actie op kunt ondernemen.
De waarde ervan ligt in het feit dat het snel genoeg is om te worden uitgevoerd in de ruimte waar het probleem is opgemerkt, zonder voorbereiding en zonder hulpmiddelen. Dat stelt ook meteen de grenzen: het volgt één enkele keten, waardoor een probleem met meerdere bijdragende oorzaken wordt beantwoord met de oorzaak waar de groep als eerste aan dacht. Waar oorzaken vertakken, brengt een Ishikawa-diagram de situatie wel goed in kaart.
De keten moet zowel achterwaarts als voorwaarts worden gecontroleerd. Van onder naar boven gelezen moet elke oorzaak op aannemelijke wijze de oorzaak erboven produceren; als dat niet zo is, is de keten ergens afgeweken in een verhaal en zijn de overige antwoorden speculatie.
Het gaat mis wanneer de antwoorden personen noemen. "Omdat de operator het is vergeten" beëindigt de analyse op het punt waar deze zou moeten beginnen — wat het vergeten mogelijk maakte en wat ervoor zorgde dat de omissie onopgemerkt bleef, zijn de vragen die naar iets nuttigs leiden.
