La méthode des 5 Pourquoi remonte d'un symptôme à sa cause en posant la question « pourquoi » de manière répétée, chaque réponse devenant le sujet de la question suivante. Le chiffre cinq est un ordre de grandeur plutôt qu'un compte exact : on s'arrête lorsqu'on atteint un élément sur lequel on peut agir.
Son intérêt réside dans sa rapidité d'exécution, directement dans la pièce où le problème a été constaté, sans préparation ni outil particulier. C'est aussi ce qui en limite la portée : la méthode suit une seule chaîne causale. Par conséquent, face à un problème comportant plusieurs causes contributives, la réponse obtenue sera celle à laquelle le groupe a pensé en premier. Là où les causes se ramifient, un diagramme d'Ishikawa permet de couvrir le sujet de manière adéquate.
La chaîne doit être vérifiée dans les deux sens, de l'avant vers l'arrière et inversement. Lue du bas vers le haut, chaque cause doit plausiblement engendrer celle qui la précède ; si ce n'est pas le cas, le raisonnement a dérivé vers la narration à un moment donné et les réponses restantes relèvent de la spéculation.
La méthode dérape lorsque les réponses désignent des personnes. « Parce que l'opérateur a oublié » met un terme à l'analyse au moment précis où elle devrait commencer : identifier ce qui a rendu l'oubli possible et ce qui a permis à cette omission de passer inaperçue sont les questions qui mènent à des résultats utiles.
