سجل المتطلبات هو سجل خاضع للرقابة يضم المتطلبات التي يجب أن تلبيها العملية أو التغيير المقترح، مع إمكانية تتبع مصدرها وتقديم أدلة على استيفائها. وفي مشاريع DMAIC، يعمل هذا السجل على إبراز القيود بشكل واضح وجلي قبل أن يبدأ الفريق في تعديل مسار تدفق العمل داخل العملية.
بالنسبة لمشروع تصريح البناء، يحتوي كل فحص قانوني على مدخل يحدد سلطته القانونية والشروط التي ينطبق بموجبها. ويحدد المدخل اسم المراجع المسؤول ويوضح الأدلة المحتفظ بها في ملف الحالة. ويمكن أن تحتوي الممارسات الإدارية المحلية على مدخلات منفصلة حتى يظل وضعها واضحاً أثناء مناقشات التحسين.
افترض أن فريقاً يقترح إزالة إحالة لأنها تضيف وقتاً للانتظار. يوفر السجل الأساس لاتخاذ القرار: يحدد الموظف التنظيمي المسؤول ما إذا كانت الإحالة تفي بمتطلب إلزامي وما إذا كان مسار بديل يحافظ على هذا المتطلب. ويظل التفسير غير المحسوم مفتوحاً، مع تعيين مسؤول عنه، قبل أن يدخل تغيير التوجيه المرحلة التجريبية.
يحدد ميثاق المشروع النطاق والصلاحيات، بينما يوفر سجل المتطلبات التفاصيل اللازمة لتقييم التغييرات الفردية. ويمكن الاستعانة ببياناته عند تطبيق Value Stream Mapping لتحديد نقاط التحقق المطلوبة ضمن تدفق العمل. ومن ثم، يتولى تحليل FMEA فحص كيفية احتمال فشل ضوابط التحقق تلك، بما في ذلك إغفال الإحالات أو المراجعات المقارنة بالمخططات المُلغاة. بعد ذلك، تحدد خطة Control Plan آلية مراقبة أدلة الإنجاز. إن توثيق المدخلات في السجل يُعد إثباتاً للالتزام، في حين تثبت السجلات على مستوى الحالات الفردية ما إذا كان هذا الالتزام قد أُستوفي لتصريح معين أم لا.
