Ein Projektauftrag ist eine Vereinbarung zwischen einem Projektsponsor und dem Projektteam, die das Verbesserungsproblem, das angestrebte Ergebnis, den Umfang und die Befugnis zur Durchführung eines Lean Six Sigma-Projekts festlegt.
In der Define-Phase von DMAIC begründet der Projektauftrag, warum das Vorhaben Ressourcen verdient und wofür das Team verantwortlich ist. Er benennt den Sponsor sowie die Projektleitung, setzt Grenzen für den Prozess und legt ein messbares Ziel fest. Die Genehmigung gibt dem Team eine gemeinsame Grundlage zur Beilegung von Umfangskonflikten. Ein Projektauftrag sollte Raum für Untersuchungen lassen, anstatt das Team auf eine ungetestete Lösung festzulegen.
Beispielsweise könnte ein Projektauftrag für die Rechnungsbearbeitung vorschlagen, die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung innerhalb von vier Monaten von 12 Minuten auf 9 Minuten zu reduzieren und gleichzeitig die bestehende Fehlerrate beizubehalten. Der Umfang könnte inländische Lieferantenrechnungen abdecken und strittige Zahlungen ausschließen. Die Measure-Phase würde testen, ob der Ist-Zustand und die Fehlerdefinition dieses Ziel stützen. Wenn die Erkenntnisse die Problemstellung verändern, erfordert der überarbeitete Projektauftrag die Zustimmung des Sponsors und eine Dokumentation des Grundes.
Der Projektauftrag bildet den Rahmen für die in einem A3-Bericht dokumentierte Arbeit. Ein SIPOC hilft, die Prozessgrenzen zu klären, während die Arbeit an der Voice of the Customer die Anforderungen hinter dem Ziel begründet. Der Produktionslenkungsplan weist nach der Umsetzung die Überwachungs- und Reaktionspflichten zu. In einem Projektportfolio legt der genehmigte Projektauftrag die ursprüngliche Verpflichtung fest, an der die Prüfer die erbrachten Ergebnisse messen können.
