Lean Office wendet Lean auf Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse an, wo Verschwendung eher durch Übergaben, Wartezeiten und Nacharbeit entsteht als an einem Förderband.
Büroarbeit widersetzt sich anfangs den Werkzeugen, weil sie nicht wiederholbar wirkt – jeder Fall scheint anders zu sein, und der Prozess findet in Posteingängen statt und nicht an einem sichtbaren Ort. Meistens ist sie jedoch nicht so variabel, wie es scheint. Die Erfassung eines Schadensfalls, einer Rechnung oder eines Onboardings bringt fast immer einen gemeinsamen Ablauf mit einigen wenigen echten Varianten ans Licht – und dieselben Warteschlangen, Stapelverarbeitungen und Nacharbeiten, für die Lean entwickelt wurde.
Die typische Erkenntnis ist, dass die Durchlaufzeit von Wartezeiten dominiert wird. Eine Akte, die eine Stunde Arbeit erfordert, benötigt eine Woche, und diese Woche besteht daraus, dass sie in Warteschlangen zwischen Personen liegt. Das bedeutet, dass die Produktivität von Einzelpersonen das falsche Ziel für eine Optimierung ist.
Unterstützende Funktionen bergen häufig das größte ungenutzte Verbesserungspotenzial in einem Unternehmen, eben weil sie noch nie mit diesen Methoden betrachtet wurden. Sie sind auch schwerer zu messen, weshalb die Arbeit von Beginn an vereinbarte Definitionen erfordert.
