Een projectverklaring is een ondertekende verklaring die bij Lean Six Sigma-certificering wordt gebruikt om te bevestigen dat een kandidaat een kwalificerend verbeterproject heeft afgerond en om specifieke feiten over dat werk te verifiëren.
Voor een externe DMAIC opdracht koppelt de verklaring de inzending van de kandidaat aan iemand met directe kennis van het project. Bij een project voor factuurverwerking is die persoon mogelijk de Process Owner of project-sponsor van de gastorganisatie, afhankelijk van de regels van de certificeringsinstantie. De instantie bepaalt het vereiste formulier en wie bevoegd is om het te ondertekenen. Afspraken over de verificatie moeten aan het begin van de opdracht worden gemaakt, voordat een van beide partijen tijd besteedt aan het verzamelen van bewijsmateriaal.
De verklaring moet worden ondersteund door het projectdossier. Als een factuurproject een vermindering van herstelwerkzaamheden rapporteert, moet het ondersteunende materiaal de nulmeting en de vervolgmeetperioden vastleggen. Ook moet worden uitgelegd hoe het herstelwerk is geteld. Vrijgekomen personeelstijd en financiële besparingen vereisen een gescheiden behandeling: minder verwerkingsuren betekenen niet automatisch een vermindering van de uitgaven. Een ondertekenaar heeft voldoende inzicht in de dossiers nodig om de verklaringen die hij moet verifiëren te kunnen onderbouwen.
Het project charter legt de scope en autoriteit vast voordat het DMAIC-werk begint. De projectverklaring ondersteunt de verificatie na afronding, terwijl het beheersplan verantwoordelijkheden toewijst voor blijvende prestaties. Een projectverklaring vervangt niet de analysebestanden of het bewijs van goedgekeurde wijzigingen. Wanneer factuurgegevens vertrouwelijke informatie bevatten, moeten de gastorganisatie en de kandidaat afstemmen welk ondersteunend materiaal bij de certificeringsaanvraag mag worden gevoegd.
