Die 5-Why-Methode führt ein Symptom durch wiederholtes Nachfragen nach dem Warum auf seine Ursache zurück, wobei jede Antwort zum Gegenstand der nächsten Frage wird. Fünf ist eher eine Faustregel als eine exakte Anzahl — Sie hören auf, wenn Sie etwas Erreichen, worauf Sie einwirken können.
Ihr Wert liegt darin, dass sie schnell genug ist, um direkt in dem Raum durchgeführt zu werden, in dem das Problem aufgetreten ist – ohne Vorbereitung und ohne Hilfsmittel. Das setzt ihr aber auch Grenzen: Sie folgt einer einzigen Kette, sodass bei einem Problem mit mehreren Ursachen diejenige beantwortet wird, die der Gruppe zuerst einfällt. Wo sich Ursachen verzweigen, deckt ein Ishikawa-Diagramm das Feld angemessen ab.
Die Kette muss rückwärts wie vorwärts überprüft werden. Von unten nach oben gelesen sollte jede Ursache plausibel die darüber liegende hervorbringen; tut sie das nicht, ist die Kette an irgendeiner Stelle in eine freie Erzählung abgeglitten und die verbleibenden Antworten sind bloße Spekulation.
Die Methode schlägt fehl, wenn die Antworten Personen benennen. „Weil der Bediener es vergessen hat“ beendet die Analyse genau an dem Punkt, an dem sie beginnen sollte — was das Vergessen möglich gemacht hat und was dazu führte, dass das Versäumnis unbemerkt blieb, sind die Fragen, die zu nützlichen Erkenntnissen führen.
