Process Mining ist eine Methode zur Analyse von Prozessabläufen, bei der System-Ereignisprotokolle (Event-Logs) verwendet werden, um die Abfolge der Aktivitäten für einzelne Fälle wie Bestellungen oder Schadensmeldungen zu rekonstruieren.
Ein Ereignisprotokoll erfordert eine Vorgangs-ID, einen Aktivitätsnamen und einen Zeitstempel für jedes aufgezeichnete Ereignis. In einem DMAIC-Projekt bestimmen die Vorgangsdefinition und die Messgrenze, welche Datensätze zur Analyse gehören. Teams nutzen die resultierenden Prozesspfade, um Abweichungen vom erwarteten Arbeitsablauf zu untersuchen und wiederholte Schritte zu lokalisieren, die eine genauere Überprüfung erfordern.
Betrachten wir einen Rechnungsprüfungsprozess, bei dem 120 von 1,000 abgeschlossenen Fällen ein zweites Freigabeereignis enthalten. Process Mining identifiziert diese Fälle und zeigt auf, wo die Wiederholung auftritt. Wenn eine Überprüfung bestätigt, dass nur 80 Fälle eine Korrektur erforderten, beträgt der Nacharbeitsanteil auf Fallebene 8%. Die verbleibenden Wiederholungen könnten auf berechtigte Freigabeanforderungen zurückzuführen sein. Jedes wiederholte Ereignis als Fehler zu werten, würde das Problem übertreiben.
Zeitanalysen erfordern dieselbe Sorgfalt. Eine Zeitspanne von zwei Tagen zwischen Rechnungserfassung und Freigabe kann ein Wochenende oder eine geplante Batch-Freigabe beinhalten. Zeitstempel über den Abschluss allein geben keinen Aufschluss darüber, wie viel Zeit eine Rechnung mit dem Warten auf einen verfügbaren Freigebenden verbracht hat. Eine Kapazitätsentscheidung benötigt Nachweise über die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Regeln für deren Freigabe.
Innerhalb von DMAIC unterstützt Process Mining die Phasen Messen (Measure) und Analysieren (Analyze), während SIPOC den Umfang festlegt und ein Gemba-Gang Arbeit aufdeckt, die in den Systemprotokollen fehlt. Ishikawa -Diagramme und 5 Whys helfen dabei, Erklärungen zu untersuchen, die durch die Protokolle nahegelegt werden. Steuerungspläne sollten die Verantwortlichkeit für Ereignisdefinitionen zuweisen, da ein geänderter Zeitstempel oder eine geänderte Aktivitätszuordnung die Vergleichbarkeit mit der Ausgangsbasis beeinträchtigen kann.
