Een projectverklaring is een ondertekende verklaring die bij Lean Six Sigma-certificering wordt gebruikt om te bevestigen dat een kandidaat een kwalificerend verbeterproject heeft afgerond en om specifieke feiten over dat werk te verifiëren.
Bij een externe DMAIC-opdracht koppelt de verklaring op eer de inzending van de kandidaat aan iemand met directe kennis van het project. Bij een project rond factuurverwerking kan die persoon de Process Owner of project sponsor van de gastorganisatie zijn, afhankelijk van de regels van de certificeringsinstantie. De aanbieder bepaalt het vereiste formulier en wie bevoegd is om het te ondertekenen. Afspraken over de verificatie moeten aan het begin van de opdracht worden gemaakt, voordat een van beide partijen tijd investeert in het verzamelen van bewijsmateriaal.
De verklaring moet worden ondersteund door het projectdossier. Als een factuurproject een vermindering van herstelwerkzaamheden rapporteert, moet het ondersteunende materiaal de nulmeting en de vervolgmeetperioden vastleggen. Ook moet worden uitgelegd hoe het herstelwerk is geteld. Vrijgekomen personeelstijd en financiële besparingen vereisen een gescheiden behandeling: minder verwerkingsuren betekenen niet automatisch een vermindering van de uitgaven. Een ondertekenaar heeft voldoende inzicht in de dossiers nodig om de verklaringen die hij moet verifiëren te kunnen onderbouwen.
Het projectcharter legt de scope en bevoegdheden vast voordat het DMAIC-werk begint. De verklaring op eer ondersteunt de verificatie na afronding, terwijl het borgingsplan de verantwoordelijkheid toewijst voor de voortdurende prestaties. Een verklaring op eer vervangt niet de analysebestanden of het bewijs van goedgekeurde wijzigingen. Wanneer factuurgegevens vertrouwelijke informatie bevatten, moeten de gastorganisatie en de kandidaat afspreken welk ondersteunend materiaal bij de certificeringsinzending mag worden gevoegd.
