Een process owner is de persoon die verantwoordelijk is voor de prestaties van een gedefinieerd proces en bevoegd is om wijzigingen binnen de grenzen ervan goed te keuren, inclusief verbeteringen die zijn ontwikkeld via DMAIC.
Voor een proces rond factuuruitzonderingen heeft het proceseigenaarschap een duidelijke afbakening nodig. Een manager crediteurenadministratie kan eigenaar zijn van de uitzonderingsafhandeling van detectie tot oplossing, terwijl wijzigingen in inkoopgoedkeuringen overeenstemming vereisen met een andere manager. Het projectcharter legt die afbakening vast en geeft aan wie toestemming kan geven voor een pilot. Het toewijzen van eigenaarschap zonder bijbehorende beslissingsbevoegdheid zorgt ervoor dat het verbeterteam afhankelijk blijft van onafgeronde goedkeuringen.
Tijdens een DMAIC-project stemt de process owner in met de verbeterdoelstelling na het beoordelen van de nulmeting. Voordat een pilot begint, keurt de eigenaar de testomvang en de stopvoorwaarde goed. Een voorgestelde routewijziging kan bijvoorbeeld de afhandelingstijd van facturen verkorten, maar tegelijkertijd extra werk opleveren voor inkoop. De eigenaar heeft overeenstemming nodig van de betrokken manager voordat die werklast onderdeel wordt van het herziene proces.
De rol verschilt van die van een projectsponsor, die zorgt voor organisatorische ondersteuning en geëscaleerde obstakels verhelpt. Eén persoon kan bij een klein project beide rollen vervullen. De projectleider coördineert het onderzoek; de process owner blijft na afronding eindverantwoordelijk. De beheersplan vertaalt die verantwoordelijkheid naar operationele taken, zoals het wekelijks controleren van achterstallige uitzonderingen en het in gang zetten van een vastgelegde reactie wanneer de prestaties verslechteren. De overdracht omvat de bevestiging dat de ontvangende eigenaar de meting kan reproduceren op basis van factuurgegevens.
