Rejestr wymagań to kontrolowana dokumentacja wymagań, które dany proces lub proponowana zmiana musi spełniać, wraz z możliwością śledzenia ich źródła oraz dowodami ich realizacji. W projekcie DMAIC pozwala na jednoznaczne określenie ograniczeń, zanim zespół zmieni sposób przepływu pracy w procesie.
W przypadku projektu dotyczącego pozwoleń na budowę każda weryfikacja ustawowa posiada wpis określający jej podstawę prawną oraz warunki, w jakich ma zastosowanie. Wpis wskazuje odpowiedzialnego weryfikatora i określa dowody przechowywane w aktach sprawy. Lokalne praktyki administracyjne mogą posiadać osobne wpisy, aby ich status pozostawał jasny podczas dyskusji nad udoskonaleniami.
Załóżmy, że zespół proponuje usunięcie przekazania sprawy do konsultacji, ponieważ wydłuża ono czas oczekiwania. Rejestr stanowi podstawę do podjęcia decyzji: odpowiedzialny urzędnik organu regulacyjnego ustala, czy to przekazanie spełnia obowiązkowe wymaganie i czy alternatywna ścieżka pozwala to wymaganie zachować. Nierozstrzygnięta interpretacja pozostaje otwarta i ma przypisanego właściciela, zanim zmiana ścieżki przepływu trafi do fazy pilotażowej.
Karta projektu określa jego zakres i uprawnienia, natomiast rejestr wymagań dostarcza szczegółów niezbędnych do oceny poszczególnych zmian. Value Stream Mapping pozwala wykorzystać zawarte w nim wpisy do zidentyfikowania wymaganych punktów kontrolnych w przebiegu procesu. FMEA bada, w jaki sposób te punkty kontrolne mogą zawieść – włączając w to pominięte przekazania spraw czy analizy oparte na nieaktualnych rysunkach. Plan kontroli precyzuje następnie, jak monitorowane będą dowody wykonania prac. Wpis w rejestrze dokumentuje zobowiązanie, natomiast dokumentacja na poziomie konkretnego przypadku potwierdza, czy to zobowiązanie zostało spełnione w odniesieniu do danego pozwolenia.
