Un registro de requisitos es una documentación controlada de los requisitos que un proceso o cambio propuesto debe cumplir, con trazabilidad hasta su origen y evidencia de su cumplimiento. En un proyecto DMAIC, hace explícitas las restricciones antes de que el equipo modifique la forma en que el trabajo avanza a través del proceso.
En un proyecto de licencias de obra, cada verificación reglamentaria cuenta con una entrada que identifica su base legal y las condiciones bajo las cuales se aplica. La entrada indica el revisor responsable y especifica la prueba que se conserva en el expediente. Las prácticas administrativas locales pueden contar con entradas independientes para que su estado se mantenga claro durante las reuniones de mejora.
Supongamos que un equipo propone eliminar una derivación porque genera tiempos de espera. El registro sirve de base para tomar una decisión: el responsable regulatorio determina si la derivación cumple un requisito obligatorio y si una vía alternativa permite mantener dicho requisito. Cualquier interpretación pendiente permanece abierta, con un responsable asignado, antes de probar el cambio de flujo en un proyecto piloto.
El charter del proyecto establece el alcance y la autoridad; el registro de requisitos aporta los detalles para evaluar los cambios individuales. El mapeo de la cadena de valor (Value Stream Mapping) puede utilizar sus elementos para identificar las verificaciones necesarias dentro del flujo de trabajo. El FMEA examina cómo podrían fallar dichas verificaciones, lo que incluye derivaciones omitidas o revisiones frente a planos obsoletos. El plan de control especifica a continuación cómo se supervisará la evidencia de cumplimiento. Una entrada en el registro documenta una obligación; los registros a nivel de caso establecen si esa obligación se cumplió para un permiso determinado.
