Gereksinim kaydı, bir sürecin veya önerilen değişikliğin karşılaması gereken gereksinimlerin, kaynağına kadar izlenebilirliği ve karşılanma kanıtlarıyla birlikte tutulduğu kontrollü bir kayıttır. Bir DMAIC projesinde, ekip işin süreç içindeki akış biçimini değiştirmeden önce kısıtlamaları açık hale getirir.
Bir yapı ruhsatı projesinde, her yasal kontrolün yasal dayanağını ve hangi koşullar altında geçerli olduğunu belirten bir kaydı vardır. Bu kayıtta, sorumlu incelemeci belirtilir ve dava dosyasında saklanacak kanıtlar tanımlanır. Geliştirme tartışmaları sırasında durumlarının net kalması için yerel idari uygulamalar ayrı kayıtlara sahip olabilir.
Bir ekibin, bekleme süresini artırdığı gerekçesiyle bir yönlendirmeyi kaldırmayı önerdiğini varsayalım. Kayıt, karar için bir temel sağlar: Sorumlu düzenleyici görevli, yönlendirmenin zorunlu bir gereksinimi karşılayıp karşılamadığını ve alternatif bir rotanın bu gereksinimi koruyup korumadığını belirler. Çözümlenmemiş bir yorum, rota değişikliği bir pilota girmeden önce atanmış bir sahibiyle birlikte açık kalır.
Proje tüzüğü kapsamı ve yetkiyi belirler; gereksinim kaydı ise münferit değişiklikleri değerlendirmek için detay sağlar. Value Stream Mapping, iş akışı içindeki gerekli kontrolleri tanımlamak için bu kayıttaki girdileri kullanabilir. FMEA, gözden kaçan sevkler veya yürürlükten kalkmış çizimlere göre yapılan incelemeler de dahil olmak üzere bu kontrollerin nasıl başarısız olabileceğini inceler. Ardından kontrol planı, tamamlama kanıtlarının nasıl izleneceğini belirler. Bir kayıt girdisi yükümlülüğü belgeler; vaka düzeyindeki kayıtlar ise bu yükümlülüğün belirli bir izin için yerine getirilip getirilmediğini ortaya koyar.
