Een vereistenregister is een gecontroleerd overzicht van eisen waaraan een proces of voorgestelde wijziging moet voldoen, inclusief herleidbaarheid naar de bron en bewijs van naleving. In een DMAIC-project maakt het beperkingen expliciet voordat het team de werkwijze in het proces aanpast.
Voor een project rond omgevingsvergunningen bevat elke wettelijke toetsing een regel met de bijbehorende wettelijke grondslag en de voorwaarden waaronder deze van toepassing is. De regel vermeldt de verantwoordelijke beoordelaar en specificeert het bewijsmateriaal dat in het dossier wordt bewaard. Lokale administratieve gewoonten kunnen een eigen regel krijgen, zodat de status ervan helder blijft tijdens verbeterausdossiers.
Stel dat een team voorstelt om een doorverwijzing te schrappen omdat deze wachttijd veroorzaakt. Het register biedt de basis voor een beslissing: de verantwoordelijke toezichthouder bepaalt of de doorverwijzing aan een verplichte eis voldoet en of een alternatieve route die eis waarborgt. Een onduidelijke interpretatie blijft openstaan, met een toegewezen eigenaar, voordat de routewijziging in een pilot wordt getest.
Het project charter legt de scope en bevoegdheid vast; het vereistenregister biedt details om individuele wijzigingen te evalueren. Value Stream Mapping kan deze gegevens gebruiken om noodzakelijke controles binnen de workflow te identificeren. FMEA onderzoekt hoe die controles kunnen falen, zoals gemiste overdrachten of beoordelingen op basis van verouderde tekeningen. Het control plan specificeert vervolgens hoe het bewijs van voltooing wordt gemonitord. Een vermelding in het register documenteert een verplichting; dossiers op casusniveau tonen aan of die verplichting voor een specifieke vergunning is nageleefd.
